Automatiser pour rentabiliser
La mise sous pli et l’affranchissement sont deux activités particulièrement chronophages et rébarbatives. Pour épauler les entreprises et institutions dans la gestion de leur courrier, le département Postprint de Charles Kieffer Group analyse leurs modes opératoires et les conseille quant aux outils qui répondront à leurs besoins. Michel Goret, Postprint Supervisor, nous présente à ce titre les machines de mise sous pli et affranchisseuses proposées par l’entreprise.
Quelles sont les solutions proposées par CK pour faciliter la gestion du courrier?
Nous rassemblons toute une panoplie de machines facilitant la gestion du courrier comme les imprimantes à enveloppes, les ouvre-lettres, les machines de mise sous plis et les affranchisseuses.
Afin de rentabiliser le temps des employés et leur permettre de s’adonner à des tâches plus épanouissantes, nous proposons à notre clientèle des machines de mise sous plis et des affranchisseuses. En effet, à partir d’une dizaine de courriers traités par jour, nos machines les plus petites sont déjà rentables…
L’éventail de notre clientèle est très large car nos machines s’adressent à toute entreprise devant assurer une bonne gestion du courrier! Lors de notre premier contact avec un potentiel client, nous analysons ses modes opératoires et ses volumes dans l’objectif de lui proposer la machine – à la vente ou à la location – qui correspondra le mieux à ses besoins.
Jusqu’au 31 mai, les machines de mise sous pli et les affranchisseuses sont en promotion chez CK. Je mets dans ce cadre mon expertise au service du public pour toute question relative à la gestion du courrier.
Parlez-nous de vos machines de mise sous pli…
La mise sous pli représente des activités de tri, de pliage, de mise sous enveloppe de documents et de collage pour lesquelles nous travaillons exclusivement avec la marque Neopost, leader européen de la gestion de courrier. Nos machines les plus performantes seront capables de gérer un grand volume de courrier sans tri préalable. Des logiciels, comme l’OMS-500 de Neopost, facilitent ce tri en insérant dès l’impression un code QR reprenant les instructions spécifiques à la mise sous pli et à l’envoi du courrier en question et pouvant vérifier certains paramètres comme par exemple l’heure d’envoi, le nombre de feuilles par enveloppe,…
Les machines dans leur version standard nécessiteront un tri manuel du courrier en fonction du nombre de feuilles à introduire dans l’enveloppe. Pour les machines équipées d’un scanner permettant la lecture d’un code barre ou d’un code QR, il ne sera plus nécessaire de trier le courrier suivant le nombre de feuilles. En fonction du modèle, une machine sera plus ou moins rapide dans son traitement du courrier; on peut ainsi atteindre une vitesse allant d’en moyenne 1.350 courriers traités par heure – soit un rendement six fois plus performant qu’une intervention humaine – à 12.000.
Au niveau du pliage, toutes les machines pourront réaliser des plis roulés, en Z ou simples, aux formats américain ou C5. Les machines haut de gamme pourront insérer les feuilles dans de grandes enveloppes au format C4, sans les plier.
Pour assurer la sécurité des documents confidentiels, la première feuille traitée par la machine fera office de test; au terme de sa mise sous pli, le processus s’interrompra pour que l’utilisateur en vérifie le bon déroulement. Se référant à l’épaisseur mesurée lors de ce test, la machine s’arrêtera dès qu’une différence d’épaisseur sera observée.
Quels sont les paramètres à prendre en compte lors du choix d’une affranchisseuse?
Le choix d’une affranchisseuse se fait en fonction du volume moyen de courrier traité sur une période donnée. La machine permettra à l’entreprise cliente de ne plus se déplacer à la poste, de ne plus acheter de timbres ni de calculer l’affranchissement d’un courrier. Cela implique également des gains économiques car chaque enveloppe est affranchie à son exacte tarification, en fonction de son poids précis, de sa taille et de sa destination (tri effectué au préalable). Une fois par mois, les clients transmettent le relevé mensuel du compteur de leur affranchisseuse à POST Luxembourg afin de recevoir la facture des timbres utilisés.
Quelle que soit la gamme d’affranchisseuses utilisée, le client devra trier son courrier par zone d’envoi. Grâce à la balance qui peut équiper les machines, le client pourra classer son courrier en fonction de son poids. En pesant le courrier, le tarif du timbre sera automatiquement introduit dans la machine et le courrier pourra alors être affranchi. Pour les courriers trop épais (8 à 16 mm en fonction du modèle), une étiquette sera imprimée et apposée sur l’enveloppe.
Neopost propose dans ce domaine trois types de machines; notre produit phare d’entrée de gamme, l’IS-350 (à partir de 20 courriers par jour), est facile d’utilisation et assure un traitement moyen de 35 à 40 enveloppes à la minute. Le courrier sera inséré manuellement dans la machine. Pour des volumes intermédiaires, nous conseillons des machines à l’image de l’IS-420 (à partir de 100 courriers par jour), possédant une bande de transport automatique. Le courrier doit d’abord être trié en fonction du format, du poids et de la destination; la machine traitera ensuite chaque envoi à un rythme moyen de 65 enveloppes à la minute. Enfin, Neopost est la seule marque au Luxembourg à proposer une machine haut de gamme telle que l’IS-480 (à partir de 250 courriers par jour). Cette dernière ne nécessite qu’un tri préalable du courrier en fonction de la destination, la machine s’occupera du reste du processus, grâce à son mixed size feeder et à sa balance dynamique.
Enfin, les logiciels de nos affranchisseuses nécessitent tous les mois une mise à jour, notamment au niveau des tarifs au 1er mai 2019 par exemple. Ces actualisations se font de manière autonome, sans nécessité d’intervention extérieure.
Votre département assure également un service après-vente…
Le conseil et le service après-vente sont nos principales forces. Notre service après-vente, situé à Leudelange, jouit d’une position centrale qui lui permet d’intervenir généralement dans un délai d’un jour ouvrable. Dans le cadre de contrats spécifiques, nous pouvons également intervenir dans des délais plus courts, fixés d’un commun accord avec le client.
Nos contrats d’entretien prennent tout en charge, des frais de déplacement à la main d’œuvre en passant par les pièces. Ils sont facultatifs, mais vivement conseillés car peu importe la qualité du produit, nul n’est à l’abri d’une panne!