The Lab : co-créer aujourd’hui les solutions communales de demain

En plaçant l’expérience de terrain au cœur de la conception des solutions numériques, le SIGI renforce sa collaboration avec les communes à travers THE LAB. Ce laboratoire de co-création favorise les échanges, permet d’affiner les besoins et contribue au développement d’outils adaptés aux réalités communales. Au-delà de cette démarche, le SIGI entend également ouvrir son écosystème aux entreprises, aux startups et aux partenaires pour faire émerger de nouvelles idées au service des communes et des citoyens. Explications avec Johny Nevoa, directeur, et Zina Menhal, directrice adjointe.

L’expérience de terrain au cœur de la conception

Une solution numérique ne prend pleinement son sens que lorsqu’elle répond aux réalités de celles et ceux qui l’utilisent au quotidien. C’est à partir de cette conviction que le SIGI a développé THE LAB, un espace dédié à la co-création avec les communes. « L’objectif est simple. Il s’agit d’associer davantage les utilisateurs à la réflexion et au développement des outils, afin de concevoir des solutions qui correspondent réellement à leurs besoins. Plus les communes sont impliquées dans la conceptualisation, plus on constate que celles-ci étaient rapidement adoptées puisqu’elles correspondaient mieux à leurs besoin quotidien », explique Johny Nevoa, directeur du SIGI.

Plutôt que de travailler ponctuellement avec une ou deux communes, le SIGI a choisi d’inscrire la co-création dans sa stratégie Connect 2030. THE LAB s’est ainsi imposé comme un moyen de maintenir un dialogue régulier avec les acteurs communaux. « Il faut montrer, plutôt que de rester uniquement dans la théorie et la discussion », résume Zina Menhal, directrice adjointe.

Une co-création au plus proche des usages et des usagers

Concrètement, THE LAB prend la forme de rencontres organisées une fois par mois, sur une matinée ou un après-midi. « Les agents communaux sont accueillis dans nos locaux pour découvrir des maquettes, examiner différentes fonctionnalités et partager leurs observations. Autour de la table, nos équipes réunissent notamment le responsable produit, les business analysts, les designers UX/UI et les chefs de projet. Ces séances sont conçues comme des espaces d’échange. Les représentants des communes peuvent réagir aux propositions, préciser leurs attentes, signaler des difficultés ou faire émerger de nouvelles pistes. Nos équipes, quant à elles, recueillent ces retours et les utilisent pour faire évoluer les solutions », déclare la directrice adjointe.

La démarche fonctionne dans les deux sens. Certaines réflexions naissent des besoins exprimés par les communes. Dans d’autres cas, le SIGI présente une première proposition afin de vérifier que les attentes ont bien été comprises et interprétées. 

L’exemple du plan pluriannuel financier

Le développement du plan pluriannuel financier (PPF) illustre cette méthode. Ce produit, qui concerne à la fois les services financiers des communes et les responsables politiques, a fait l’objet d’un travail préparatoire avant sa présentation dans le cadre de THE LAB. Plusieurs groupes de travail ont d’abord permis d’approfondir les besoins et de mieux comprendre les attentes des différents acteurs. « À l’issue de ces échanges, une première conception a été élaborée, puis traduite en maquettes. Celles-ci ont ensuite été présentées aux participants. Ces derniers ont pu commenter les propositions et formuler leurs remarques », explique Johny Nevoa.

Il ne s’agit pas non plus de réunir systématiquement les mêmes communes, mais de mobiliser les profils les plus concernés par le produit. Selon les thématiques, les échanges peuvent ainsi associer des agents des bureaux de la population, des services financiers, des secrétariats ou encore des responsables politiques.

« Nous avons également adapté nos formats pour favoriser la qualité des discussions. Après avoir accueilli des groupes plus importants, nous avons fait le choix de limiter les séances à environ 24 communes. Ces groupes plus restreints facilitent les échanges et permettent à chacun de contribuer plus activement », déclare Zina Menhal.

Des solutions pensées pour tous

Chaque commune a ses spécificités, mais comment répondre à des besoins spécifiques sans multiplier les solutions différentes ? « L’idée est de construire une base commune sans négliger les possibilités de paramétrage. Nous tenons à proposer des outils suffisamment cohérents pour être partagés à l’échelle du secteur communal, tout en restant adaptés aux réalités locales », répond Zina Menhal. 

L’accompagnement lié à la directive NIS2 est un exemple de cette logique. « Les petites communes peuvent être davantage dépendantes d’un soutien extérieur en matière informatique, contrairement aux admnistrations plus importantes qui disposent de leur propre service informatique. C’est en prennant en compte ces différences que nous parvenons à mieux comprendre les besoins et ainsi à envisager des réponses adaptées », poursuit Johny Nevoa.

D’autres pistes concernent le suivi de la consommation d’eau ou de la production de déchets. Des applications pourraient permettre aux ménages de consulter leurs données sous forme de graphiques, de suivre leur évolution et de mieux anticiper certaines situations, par exemple une hausse de la consommation d’eau lors de fortes chaleurs. « Les outils numériques peuvent contribuer à la prévention, à la résilience et à une meilleure compréhension des usages quotidiens », prévient-il.

Ouvrir l’écosystème pour faire émerger les innovations

THE LAB entend également ouvrir l’écosystème du SIGI à des acteurs qui ne disposent pas toujours d’un accès direct au secteur communal, notamment les entreprises, les startups et les partenaires technologiques. « Grâce à cette ouverture, nous visons à créer des occasions de rencontre entre les besoins du secteur communal et les compétences de nouveaux acteurs, afin de faire émerger des idées susceptibles de bénéficier aux communes et à leurs citoyens », déclare Johny Nevoa.

L’ouverture de l’écosystème doit donc permettre de passer de l’idée à la réalisation, en donnant aux entreprises et aux startups l’occasion de mieux comprendre les besoins du secteur communal et d’envisager des collaborations. « Pour nous, cette évolution marque le passage d’un écosystème auparavant plus fermé à une dynamique plus ouverte, tournée vers la recherche de nouvelles solutions. Cette volonté de rapprochement se manifeste aussi à travers notre présence dans des environnements technologiques plus larges comme Nexus », explique le directeur.

Faire évoluer The Lab 

À plus long terme, le SIGI souhaite faire évoluer THE LAB vers un véritable espace communautaire pour le secteur communal, en particulier dans le domaine informatique. « En plus du développement des produits, notre laboratoire pourrait accueillir des conférences, des rencontres, des hackathons ou des petits-déjeuners autour de sujets spécifiques, comme la cybersécurité ou l’intelligence artificielle. Notre ambition est de créer un lieu où les acteurs communaux peuvent se retrouver, partager leurs expériences, découvrir de nouvelles approches et expérimenter ensemble » explique Johny Nevoa.

Les premiers retours sont très encourageants. Selon les responsables du SIGI, les enquêtes de satisfaction réalisées après les séances font apparaître un accueil très positif. Certains participants souhaiteraient même disposer de davantage de temps pour approfondir les échanges. « Ces retours confortent notre volonté de poursuivre cette démarche pour renforcer nos liens avec les communes », conclut Zina Menhal.