Digitalisation et solution de classement

Alors que la pandémie de coronavirus a forcé bon nombre d’entreprises à opter pour le télétravail de leurs employés, CK Charles Kieffer Group a continué à soutenir sa clientèle en lui proposant la gamme de solutions CK Office Technologies. Vidéo, audio conférence, classement documentaire, digitalisation des documents, cloud: le groupe répond à tous vos besoins. Explications.

 

Une collaboration plus flexible

Ces dernières semaines ont souligné l’importance primordiale pour chaque entreprise de veiller à la bonne gestion numérique des documents et à l’accès sécurisé à distance. Qui dit télétravail sous-entend le besoin de recourir aux nouvelles technologies et aux outils de communication adaptés pour accéder en toute sécurité à l’information nécessaire pour le bon fonctionnement de l’entreprise.

La transformation numérique est donc essentielle pour la pérennité des entreprises et les solutions de CK Office Technologies, fortes de plusieurs années d’expérience dans ce domaine, permettent de rendre cette transition plus facile.

 

Un processus facile

Par le biais d’un scanner dédié, d’un copieur multifonction, ou encore d’un smartphone, les employés peuvent numériser tous leurs documents et dossiers et les envoyer sur un même serveur grâce au logiciel de capture. Celui-ci traite le contenu et l’intègre directement dans votre système avec un contrôle et une transparence des données de votre organisation.

Vous serez également en mesure d’automatiser vos processus métiers liés aux documents et ainsi réduire les coûts, améliorer l’efficacité opérationnelle, la communication et la collaboration, et respecter la conformité réglementaire.

De plus, ce logiciel facilite les processus métiers au personnel mobile ou aux télétravailleurs en leur permettant de capturer et d’envoyer des documents et images, d’accéder à des fichiers et d’imprimer en toute sécurité grâce à une solution de productivité unique. Votre collaborateur mobile travaillera plus efficacement et fournira des informations de qualité, tout en atténuant les risques pour les données sensibles grâce à une intégration simple dans l’infrastructure de sécurité de votre entreprise.

 

Un gain de temps et donc d’argent

La numérisation et le stockage de vos documents étant inévitable et d’une importance primordiale, CK Office Technologies vous aide aussi à retrouver le bon document parmi la multitude de fichiers stockés.

En moyenne, un employé passe environ 20 minutes par jour à rechercher des documents et des informations. En comptant 21 jours de travail par mois, dans une entreprise qui emploie 50 personnes, avec un coût salarial de 15 euros par heure, le coût total pour rechercher des informations ou documents s’élève à 63.000 euros par an. CK Office Technologies a donc développé son propre moteur de recherche: CK Search.

Sur internet, tout le monde a l’habitude d’utiliser des moteurs de recherche, c’est devenu un réflexe. Grâce à quelques lettres, on trouve instantanément l’information désirée parmi des millions de possibilités. CK s’est inspiré de cette méthode pour créer CK Search, un moteur de recherche qui s’intègre totalement à votre société. La recherche de fichiers dans vos serveurs devient alors aussi simple et rapide que sur internet.

Avec CK Search, il n’est pas nécessaire de modifier vos fichiers ou votre serveur, vous gardez l’organisation que vous avez toujours eue. Dès l’installation, un technicien configure les différents dossiers que le logiciel doit analyser, ainsi que la fréquence de cette analyse. Cela permet d’avoir une indexation automatique et toujours récente de vos fichiers. Une fois la configuration terminée votre moteur de recherche devient totalement indépendant.

L’analyse prend en compte les types de fichiers les plus répandus (Word, Excel, PDF, ZIP, etc.), mais contrairement à l’outil de recherche standard de Windows, le contenu du fichier est également analysé. Ceci vous permet de retrouver vos documents même si l’information recherchée n’est pas contenue dans le nom du fichier.

Faire une recherche est extrêmement simple et intuitif: ouvrez la page de recherche, tapez les mots-clés et cliquez sur «rechercher». CK Search utilise alors la dernière indexation qu’elle a réalisée et vous affiche instantanément une page de résultats.

CK Search est également accessible depuis une page web. Il s’agit donc exactement du même principe que les plus grands moteurs de recherche du web, mais adapté à vos fichiers professionnels. Il est important de signaler que ce logiciel respecte les droits d’accès en vigueur sur les différents documents.

Que ce soit dans le domaine de la vidéo ou de l’audio conférence, des solutions de classement documentaire, de la prestation de digitalisation de vos documents, des solutions cloud à l’infrastructure ITeX ou encore des produits dédiés au printing en général, CK Office Technologies vous propose une gamme étendue de produits et services sur-mesure.

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