Une impression méthodique
L’externalisation de la production de mailings semble se généraliser en entreprise et, dans ce cadre, l’Imprimerie Centrale se positionne comme un partenaire de choix. En se déchargeant de cette tâche chronophage et coûteuse, ses clients peuvent se concentrer sur leur cœur de métier tout en étant assurés de la bonne exécution de la production et de la confidentialité de leurs données. Jérôme Kaiser, directeur commercial, revient avec nous sur les atouts de la société dans ce domaine.
Depuis 2004, l’Imprimerie Centrale possède le statut PSF. Quel avantage cela vous apporte-t-il sur le marché?
Nos clients ne s’inquiètent généralement pas de la gestion de leurs données confidentielles puisqu’ils savent que nous possédons l’agrément PSF. En effet, ce statut définit notre méthode de travail et de traitement des données confidentielles, les clients le savent et nous font donc automatiquement confiance à ce sujet.
Cet agrément devait nous apporter une clientèle particulière constituée essentiellement de banques. Pourtant, ce statut nous a aussi valu la confiance d’autres entreprises comme des assurances, mais aussi tous types d’entreprises et d’ONG ayant besoin d’impression de factures, de fiches de salaires ou autres documents confidentiels.
Les employés rattachés au département dédié à notre activité de PSF de support bénéficient de formations sur la sécurité des données et également sur la qualité d’impression. De plus, des audits internes de sécurité sont régulièrement organisés et l’accès au département est hautement sécurisé et limité aux employés y travaillant.
Comment garantissez-vous la confidentialité des données de vos clients?
Dans une première phase, le contact avec les clients est purement commercial; ces derniers cherchent à savoir quels services nous pouvons leur fournir et moyennant quels coûts. Ce n’est que lors d’une rencontre ultérieure que le service informatique de l’entreprise cliente rencontre le nôtre pour clarifier certains points, notamment au niveau de la sécurité des données à traiter.
Notre responsable IT se charge alors de l’environnement de sécurité en installant les serveurs et en mettant en place le flux pour les clients. Différents processus sont alors proposés au client, comme la création d’un accès FTP sécurisé, d’une ligne VPN ou de différentes options de cryptage des fichiers, en fonction des besoins exprimés par l’utilisateur.
Concernant le transfert des données, nous mettons toujours en place un accès sécurisé à nos clients. Par la suite, le département informatique n’intervient a priori plus et c’est notre équipe de développement qui prend le relais afin de développer le flux de production. Cette phase peut être de longue durée pour pouvoir automatiser la génération des fichiers, l’impression et la mise sous pli. Plusieurs tests sont réalisés pour assurer au client que toutes les données soient correctement interprétées, générées et imprimées. Les fichiers sont ensuite sauvegardés sur nos serveurs protégés et hébergés en interne jusqu’au moment de l’impression; ils sont ensuite supprimés, sauf demande particulière du client. De plus, une société indépendante agréée réalise un audit annuel de la sécurité incluant des tests de vulnérabilité.
Comment est traitée une demande standard à l’Imprimerie?
Nos clients nous envoient des fichiers, généralement au format Word, PDF, CSV ou même XML puis ensuite ne s’en occupent plus. Nous nous occupons alors de générer les fichiers et exécuter les demandes, puis de les mettre sous pli et de les envoyer. Parfois nous accédons à des requêtes plus spécifiques comme l’ajout de données personnalisées sur leurs documents ou encore la fusion de fichiers, par exemple. Au niveau de la sécurité, nous vérifions tous les fichiers avant impression et, à l’aide d’un code Datamatrix, nous pilotons toute la production et nous vérifions que tout est imprimé selon la volonté du client. En cas de problème, nous pouvons remonter la chaîne de production et en trouver l’origine grâce à ce code.
Au-delà de la gestion de leurs données confidentielles, c’est cette étape qui est la plus cruciale pour nos clients; ils veulent être certains que leurs instructions seront appliquées à la lettre pour que leur document corresponde à leur besoin, ce qui nécessite une collaboration étroite et de longue durée entre nos deux équipes de développement. La sécurité est alors une de nos priorités car nous veillons à ce que les documents confidentiels soient envoyés exclusivement aux personnes concernées.
De manière générale, nous tentons d’optimiser les processus administratifs des entreprises avec lesquelles nous traitons et de leur offrir un service de sous-traitance leur permettant de ne pas devoir investir dans des outils d’éditique souvent coûteux.
Observez-vous une tendance vers la digitalisation concernant cette activité?
Le papier est en train de disparaître et nous avons donc mis en place un système de diffusion électronique. Toutefois beaucoup de nos clients sont encore réticents à l’idée de transférer des informations confidentielles par le biais d’une plateforme interactive. Pourtant, l’éditique reste la même de notre côté, seul le média utilisé diffère. De plus, si le papier est statique, la plateforme est quant à elle dynamique et peut être mise à jour régulièrement. Le client peut même consulter ses données à partir de n’importe quel support, ce qui lui apporte une réelle flexibilité. Cet outil favorise aussi la communication entre l’expéditeur et le destinataire puisqu’ils pourront communiquer par le biais de cette plateforme.