Adoptez la révolution de l’archivage électronique
Aujourd’hui, un document électronique a la même valeur qu’un élément physique. C’est ce qu’assure la loi du 25 juillet 2015 relative à l’archivage électronique qui est «une révolution de nos habitudes commerciales». Rencontre avec Michael Hofmann, Head of Information Risk Management chez KPMG et CEO d’une nouvelle entité PSF créée au sein de KPMG pour couvrir ce nouveau besoin auprès de ses clients.
Comment se spécialise-t-on dans l’archivage électronique?
Bien avant que la loi soit votée, j’avais travaillé sur différentes formes, différents aspects et sur des règles techniques qui s’y rapportaient déjà. Et si aujourd’hui, je crois beaucoup en son utilité, elle m’est cependant apparue pendant longtemps comme ennuyeuse. Je pensais alors que l’archivage électronique se résumait à accumuler des documents “post mortem“ que l’on ne consulterait plus. La réalité est toute autre puisqu’elle s’applique à des documents modernes, actuels et qui relèvent du quotidien.
J’ai changé d’opinion en travaillant dans l’IT car l’un des constats récurrents de l’époque (par ailleurs toujours valables aujourd’hui) était que l’on se heurte souvent à des problématiques très basiques. Et en l’occurrence celle de l’incertitude de la non-réfutabilité des documents électroniques au sein d’une cours de justice. Même dans les services “peer to peer“ où les deux personnes étaient d’accords entres elles, il y avait un manque législatif. Il suffit d’observer l’évolution des opérations bancaires pour le comprendre. Malgré les progrès technologiques, les habitudes au guichet n’étaient encore sous peu, pas très différentes de celles d’il y a 20 ans. Aujourd’hui on y trouve enfin des écrans tactiles!
Les pratiques électroniques avaient donc besoin d’un cadre législatif…
Oui, car les activités digitales dans leur ensemble, avaient besoin de la certitude de la valeur légale. Notamment pour le Luxembourg qui se veut un centre d’expertise IT. Nous avions donc la nécessité de certaines garanties quant au traitement de ces informations. La loi est ambitieuse puisqu’elle va plus loin que la seule reconnaissance en incorporant la notion de non-réfutabilité.
D’autant plus qu’avec la clientèle du Luxembourg qui est à 90% internationale, cela devient un avantage non-négligeable. Bien évidemment nous n’allions pas ramener toutes les archives physiques ici à Luxembourg. C’est pourquoi dans l’article 46 du règlement européen relatif aux services d’identification et de confiances pour les transactions électroniques dans le marché intérieur, l’Europe reconnait la législation luxembourgeoise en stipulant qu’un document électronique ne peut être refusé pour le seul motif qu’il est sous forme électronique. Le Luxembourg est ainsi un précurseur en la matière.
Comment être certains de l’authenticité et de la durabilité des documents?
Les documents doivent être techniquement authentiques, c’est-à-dire de la même production, non-changés et doivent refléter une image fidèle de la version physique. Il existe diverses techniques pour y arriver et toutes les institutions et les entreprises ont déjà des systèmes mis en place pour dématérialiser les éléments physiques. Le problème, c’est la pratique du double archivage électronique qui n’a aucune valeur légale et qui se fait depuis une dizaine d’année. Les entreprises ou institutions gardent ainsi les documents physiques pour des raisons légales et les scannent. Cependant cette copie n’a aucune valeur légale et ils la gardent tout simplement parce que l’archivage électronique ne coûte plus rien. Cette pratique récurrente ne correspond pas du tout aux besoins des entreprises qui ne devraient conserver uniquement les copies dont elles ont l’usage.
Une autre contrainte réside dans le droit à l’oubli. Si un contrat arrive à son terme de prescription, nous n’avons plus uniquement la nécessité de le garder mais n’avons plus le droit de le garder et cela ne représente que des coûts additionnels pour les entreprises. Du coup, la seule possibilité, c’est d’aller vers le 100% digital. Et c’est encore plus intéressant dans un contexte européen dans lequel le Luxembourg pourrait devenir un centre de compétence.
Que propose KPMG?
Le Luxembourg, c’est 20% des data centers les plus performants et les plus sécurisés au niveau mondial mais aussi l’une des meilleures connectivités européennes. Nous pouvons alors assurer la valeur légale des éléments électroniques à la fois d’un point de vue législatif mais aussi de par nos infrastructures.
Dans ce contexte, KPMG aide ses clients à s’adapter à cette révolution en leur apportant une réelle valeur ajoutée. Notre but est de rendre immédiatement les documents en version électronique afin d’assurer leur valeur légale et ce en fonction des métiers de nos clients et de ne plus être dans un processus systématique de dématérialisation des documents physiques. Dans l’industrie des fonds par exemple, beaucoup d’automatisations et de réductions des processus inutiles est possible. Le traitement de l’information devient plus rapide et plus contrôlé puisqu’il en est simplifié.
Nous connaissons les métiers de nos clients et la grande différence avec une sous-traitance standard, c’est que nous préférons traiter un minimum de données afin d’assurer une réelle valeur ajoutée. KPMG a créé une nouvelle entité avec un statut PSF. Son but est d’accompagner ses clients dans la partie technique mais aussi commerciale et réglementaire afin de donner une vraie valeur ajoutée commerciale tout en augmentant la flexibilité des changements pour qu’ils fassent partie de notre savoir-faire.