«Bien comprendre le passé pour pouvoir maîtriser le futur»
Depuis quelques années maintenant, IBM a pensé aux petites entreprises mais aussi, et surtout, aux administrations communales, en mettant à leur portée des solutions de gestion, de planning financier et de budget. Le but: pouvoir comprendre ses structures de coûts afin de pouvoir gérer au mieux les dépenses de projets à venir ainsi que prévoir l’impact de facteurs internes et externes. En somme, le meilleur moyen de ne pas avoir les yeux plus gros que le ventre.
Il en va, dans la gestion financière, comme dans la vie: mieux c’est rangé, plus c’est clair! Et tous les receveurs communaux, directeurs financiers ou autres comptables vous le diront, un simple tableur ne suffit pas toujours pour y voir plus clair dans des calculs aux chiffres interminables. Pour cela, la meilleure solution est d’utiliser des logiciels spécialisés, à la pointe de la pointe technologie.
Développées depuis longtemps déjà par les sociétés informatiques, ces interfaces, parfois très onéreuses, étaient surtout destinées aux grandes entreprises. Or, depuis quelques années maintenant, IBM a révolutionné le marché en mettant ces programmes à la portée des budgets des PME et des administrations communales. «Cela fait plus de deux ans que nous avons adapté ces logiciels de planning et de budget aux petites structures», nous indique Vincent Raucroix, responsable commercial pour les solutions analytiques de l’entreprise dont les bureaux se dressent à Capellen. «Et dernièrement, nous avons constaté une augmentation de la demande à cause d’un environnement économique actuel qui est très exigeant.»
Plus que la mise en œuvre d’un simple logiciel, c’est en fait l’accompagnement de tout le processus de budgétisation qui fait la différence. En impliquant, dès le début, chaque collaborateur responsable d’un budget, chacun sera mieux responsabilisé à la gestion des dépenses. C’est également un bon moyen de rassembler les bonnes idées et suggestions d’économies. Et ce qui est vrai dans une grande entreprise commerciale s’applique également à une administration ou une entreprise publique, quelle que soit sa taille.
Vincent Raucroix s’explique en situant l’action dans une équipe communale. «Lorsqu’il est demandé à chaque responsable de service de combien il estime avoir besoin pour mener à bien ses projets, il arrive très souvent que la réponse ne soit pas précise, que ce soit une estimation grossière. Or, c’est ce manque d’exactitude qui peut entraîner de mauvaises surprises à la clôture d’un exercice. Ce sont aussi souvent des occasions manquées de faire des économies.»
Des économies que cherchent les administrations et des mauvaises surprises de moins en moins appréciées car la crise les forcent à porter davantage attention à leurs dépenses, sinon de les réduire.
IBM propose donc un bien meilleur moyen de maîtriser ses coûts.
Maîtriser, évaluer et utiliser
Mais la multinationale pousse l’utilisation de ses logiciels encore plus loin en se projetant dans le futur.
En effet, une fois la pleine maîtrise de son compte de résultats, les nuages s’effacent pour laisser place à un horizon bien plus clair. Les chiffres peuvent être suivis tous les mois au lieu de tous les six mois. Ainsi, on peut corriger rapidement les écarts éventuels et la maîtrise des coûts devient claire comme de l’eau de roches. «Avoir une vue fiable et claire de ses budgets permet de suivre de la manière la plus régulière possible ses frais et donc, de visualiser bien plus tôt et plus vite s’il faudra apporter des corrections quelque part.» De même, en connaissant bien sa structure de coûts, ses postes budgétaires, et en suivant précisément leur évolution, le responsable financier sait où et comment agir pour garder son cap.
A partir de là, établir une planification de budget, élaborer une stratégie financière ou même réaliser l’impact de facteurs externes ou internes, deviennent presque des jeux d’enfants et ne prennent plus autant de temps qu’avant. Analyser, au travers de scenarii, l’influence du cours des combustibles, de l’indexation ou d’une campagne de publicité, par exemple, n’accapare plus toute l’énergie du responsable financier qui reprend alors son métier premier de conseil auprès de sa direction ou de son bourgmestre. Fini les consolidations fastidieuses de tableaux de chiffres et les formules sibyllines dans des tableurs incontrôlables.
La logique paraît donc indéniable: «Il s’agit de bien comprendre le passé pour pouvoir maîtriser le futur», confirme tout simplement Vincent Raucroix qui résume en quelques mots le pouvoir de ces logiciels: «Maîtriser, évaluer et utiliser ses données pour être capable d’anticiper le futur».