Moderniser, simplifier, connecter : comment le SIGI fait évoluer les services communaux

Digitalisation, simplification des démarches, ouverture des systèmes : les communes luxembourgeoises vivent une transformation profonde. Au cœur de cette évolution, le SIGI joue un rôle moteur. Partenaire informatique de référence pour 99 communes du pays, il modernise les outils qui soutiennent la vie administrative quotidienne et façonne désormais un écosystème plus ouvert, plus agile et mieux connecté aux besoins du terrain.

Cette nouvelle dynamique s’illustre notamment à travers deux chantiers majeurs : Workflow, l’application qui digitalise la gestion des processus communaux, et le développement d’un ensemble d’API sécurisées, essentielles pour préparer l’interopérabilité et les obligations futures du secteur public, notamment dans le cadre du principe « once only ».

Derrière cette ambition se trouvent une stratégie claire, une collaboration étroite avec les communes et une volonté affirmée de renforcer l’efficacité des services publics locaux. Rencontre avec Sylvain Momin, directeur du SIGI, et Johny Nevoa, directeur Clients & Produits, qui reviennent sur les grandes orientations de cette transformation et sur les bénéfices concrets pour les communes et les citoyens.

En quoi le SIGI est-il utile à la vie luxembourgeoise ?

Sylvain Momin : Le SIGI joue un rôle central dans le fonctionnement quotidien des communes luxembourgeoises. Chaque fois qu’un citoyen demande un document administratif, c’est l’une de nos solutions qui permet à l’agent communal d’y accéder et de le produire, en version papier ou électronique.

Notre mission n’est pas d’être en contact direct avec le citoyen, mais de garantir que les communes disposent d’outils fiables, simples et sécurisés pour assurer leurs obligations légales. Nous créons des conditions de travail modernes, homogènes et robustes, pour offrir un service public fluide et de qualité sur tout le territoire.

Aujourd’hui, 99 communes s’appuient sur nos produits et notre expertise. Cette confiance nous oblige à maintenir un niveau d’exigence élevé, un accompagnement de proximité et une vision claire de l’avenir numérique communal.

Qu’est-ce que Workflow et en quoi est-il bénéfique pour les communes ?

Johny Nevoa : Le SIGI a engagé depuis 2024 une transformation profonde : nous passons d’un modèle centré exclusivement sur le développement interne à une posture qui consiste également à intégrer de solutions externes. Workflow illustre parfaitement cette évolution.

L’outil a été initialement déployé à la Ville d’Esch, puis progressivement auprès d’une dizaine de communes pilotes jusqu’au premier trimestre 2026. Nous avons volontairement sélectionné des communes de tailles et d’organisations différentes pour capter la diversité des pratiques et des besoins.

Workflow digitalise et fluidifie les processus internes : demandes citoyennes, avis de services, décisions du collège échevinal, gestion documentaire… Par exemple, lorsqu’un citoyen introduit une demande sur le site d’Esch, celle-ci ne se perd plus dans une boîte mail générique : Workflow l’intègre, la classe, la transmet au bon service et suit chaque étape du traitement.
Certaines communes, Roeser, Kehlen, Schengen, Grevenmacher, utilisent déjà l’outil au quotidien. Une fois la phase pilote finalisée, une version enrichie sera déployée pour l’ensemble des communes à partir du second semestre 2026.

Cette démarche progressive nous permet de co-construire un produit réellement adapté aux réalités du terrain, tout en garantissant un déploiement harmonisé à l’échelle nationale.

Combien de formalités administratives Workflow est-il capable de gérer ?

Johny Nevoa : Workflow est conçu pour être extrêmement polyvalent. Il prend en charge tous les points décisionnels du collège échevinal, les démarches initiées par les citoyens ainsi que les signalements. Un exemple concret : un citoyen constate que sa poubelle n’a pas été vidée. Il prend une photo, l’envoie via Workflow, et l’outil oriente automatiquement le signalement vers la régie communale. Le suivi est instantané, traçable et transparent.

L’ensemble du cycle de vie d’une demande, réception, analyse, approbation, intégration dans l’ordre du jour, archivage, est digitalisé. Cela représente un véritable changement de paradigme dans la gestion administrative communale.

Le SIGI gère-t-il toutes les communes du Grand-Duché ?

Sylvain Momin : Nous accompagnons l’ensemble des communes du pays, à l’exception de la Ville de Luxembourg qui dispose de son propre service informatique. Notre ambition est de proposer des solutions standardisées, stables et évolutives, tout en respectant les spécificités locales.

Nous devons donc concevoir des outils suffisamment robustes pour fonctionner partout, mais suffisamment flexibles pour s’adapter à chaque organisation communale.

Comment vous adaptez-vous à des besoins communaux si différents ?

Sylvain Momin : Notre méthodologie repose sur la collaboration directe avec les communes. Nous les impliquons dès la définition des besoins, à travers des ateliers sur site ou des séances de travail collectives. Ces échanges permettent de rassembler des perspectives diverses, grandes communes, petites communes, structures rurales ou urbaines, et d’établir un cahier des charges réaliste et complet.

Une fois cette base posée, nos équipes développent un prototype qui est testé par les communes. Les retours sont intégrés, une seconde version est produite, puis un déploiement progressif commence. Cette logique de « boucles de feedback » est un point cardinal de notre transformation.

Johny Nevoa : Le déploiement s’effectue commune par commune, avec des équipes dédiées de cinq à sept personnes. Cette approche individualisée garantit un accompagnement solide et une adoption rapide. Nous avons d’ailleurs déjà une liste d’attente, preuve de l’intérêt et de la pertinence de la démarche.
Sylvain Momin : Avant toute mise en production, une formation obligatoire est organisée afin que les agents soient rapidement autonomes. L’expérience montre que la réussite d’un outil numérique repose autant sur la technologie que sur l’accompagnement humain.

Vous parlez d’un écosystème plus ouvert. Concrètement, qu’est-ce que cela change ?

Sylvain Momin : Les communes encodent chaque jour des milliers de données dans une quarantaine d’applications du SIGI. Or, la demande d’échange de données — entre communes, administrations, partenaires publics ou privés — ne cesse de croître. Pour y répondre, nous déployons un cadre technologique moderne basé sur les API, ces interfaces qui permettent de partager des données de manière sécurisée, rapide et contrôlée.

Pourquoi parler d’« écosystème » ? Parce que la chaîne de valeur ne se limite plus au SIGI. Elle inclut désormais des acteurs variés qui, ensemble, créent de nouveaux services pour les communes et, indirectement, pour les citoyens.

Prenons un exemple simple : les factures communales. Grâce au QR code intégré et aux API associées, le paiement est automatisé, sécurisé et instantané. Cela paraît évident pour l’usager, mais nécessite en réalité une architecture fiable et un échange de données finement maîtrisé.

Le cadre légal va également évoluer. Le projet de loi « once only » impose aux administrations de réutiliser des données déjà disponibles ailleurs. Les API sont indispensables pour répondre à ces futures obligations.

Nous anticipons ces transformations pour offrir aux communes non seulement des outils fonctionnels aujourd’hui, mais surtout des fondations solides pour les exigences de demain. Workflow, les API, et d’autres projets en cours constituent les piliers de cette nouvelle ère : celle d’un SIGI ouvert, interconnecté et aligné avec les meilleures pratiques européennes.

Nous tenons d’ailleurs à saluer l’engagement des équipes du SIGI et la confiance des communes, c’est grâce à cette dynamique collective que la modernisation du secteur communal luxembourgeois progresse aussi rapidement.