Digitaliser le recrutement des communes

Créée en 2014, skeeled est aujourd’hui ancrée au Luxembourg et se positionne comme une référence en matière de logiciel de recrutement. Flexible, digitale, collaborative, mais avant tout centrée sur l’humain, cette solution offre de nombreux avantages, à la fois pour les recruteurs et les candidats. Mike Reiffers, CEO et cofondateur, et Eric Lehmeier, Business Development Manager, nous en disent plus et reviennent sur leur collaboration croissante avec les communes.

Pouvez-vous retracer brièvement l’histoire de skeeled et son évolution jusqu’à aujourd’hui?

MR: L’idée de l’entreprise a été conceptualisée en 2014 lorsque Nicolas Speeckaert et moi-même étions en master. Nous avions constaté que les processus de recrutement étaient pour la plupart mal structurés ou trop traditionnels. En tant que passionnés de technologie, nous souhaitions apporter notre pierre à l’édifice en créant un logiciel d’aide au recrutement qui va plus loin que la simple transmission d’un CV et d’une lettre de motivation. Notre idée s’est concrétisée en 2015 avec la création de skeeled. Depuis, nous nous sommes développés et travaillons désormais avec plus de 100 entreprises et 20 communes.

Quelles sont les fonctionnalités de skeeled et ses avantages pour les recruteurs, mais aussi les candidats?

EL: Balayons déjà les deux idées reçues à propos de notre logiciel: il n’est ni un outil de gestion de volume, ni réservé à une certaine catégorie d’entreprises ou de candidats. Notre solution digitale permet aux postulants de soumettre leurs candidatures de façon standardisée, mais offre également la possibilité aux recruteurs de recourir à d’autres moyens pour aller plus loin dans le processus de recrutement. Il peut s’agir de tests de personnalité, d’entrevues vidéo préenregistrées avec des questions prédéfinies ou de simples formulaires à remplir. Notre outil évaluera ensuite le niveau de correspondance des candidatures en fonction du profil recherché. skeeled a donc l’avantage d’analyser à la fois les «soft» et les «hard skills» de chaque candidat mettant ainsi en avant les plus pertinents.

Certes, notre solution est digitale, mais elle est optimisée et intuitive. Les processus diffèrent en fonction du public ciblé: des secteurs du transport à la finance en passant par celui du nettoyage, notre logiciel s’adapte à tous les profils. Les candidats ont ainsi plus de chances de dévoiler leurs qualités qu’un CV ne pourrait révéler. Quant aux recruteurs, ils ont davantage de données à leur disposition pour prendre de meilleures décisions.

MR: Ajoutons que le recrutement est la première porte d’entrée vers une entreprise. skeeled permet d’améliorer l’image de marque d’une société en proposant des processus de recrutement pertinents, innovants et adaptés à la stratégie de chaque département RH. Nous accompagnons ce dernier à travers notre service d’aide au recrutement pour tout autre type de demandes comme le sourcing de candidats ou le suivi régulier de nos clients qui dépassent le côté digital car, dans ce cadre, nous sommes plus axés sur le côté humain du métier.

Nous sommes en mesure de nous occuper de la gestion du recrutement de plusieurs entités au sein des communes

Notre plateforme est la clé pour offrir une expérience de candidature optimale. En améliorant les processus de communication et de suivi, elle permet aux candidats de se sentir valorisés et impliqués, augmentant ainsi leur engagement et leur satisfaction. Notre solution offre également un grand avantage pour les équipes de ressources humaines en automatisant certaines tâches chronophages. Les recruteurs peuvent ainsi se concentrer sur leur véritable cœur de métier et ainsi améliorer la qualité du recrutement dans son ensemble.

Vous travaillez avec une vingtaine de communes. Quelles plus-values pouvez-vous leur apporter au quotidien dans leur processus de recrutement?

EL : Nous les aidons dans leur transition digitale car celles-ci ont encore souvent recours au papier. Outre les autres avantages précités, cela leur permet de rester conforme au Règlement général sur la protection des données (RGPD) et d’adapter les fonctionnalités de notre plateforme à leurs spécificités. Certaines d’entre elles gèrent, en plus des employés communaux, des maisons relais ou des écoles de musique. Nous sommes en mesure de nous occuper de la gestion du recrutement de plusieurs entités au sein des communes.

MR: Nous travaillons également sur la visibilité des annonces sur leur site. En proposant une telle solution, nous pouvons contrer la pénurie de demande que les communes rencontrent car il n’est plus suffisant de prendre les canaux de communication traditionnels pour être visible et attirer les candidats.

Vous avez mentionné le RGPD et brassez énormément de données personnelles. Qu’en est-il de leur utilisation chez skeeled?

MR: Dès notre création, nous avons travaillé en collaboration avec un avocat spécialisé en la matière. Nous étions conformes à ses exigences avant même que le RGPD ne soit mis en œuvre officiellement. La gestion, le traitement et le suivi des données des candidats, dans une entreprise ou une commune, sont gérés par l’environnement sécurisé skeeled. Leur maintenance et leur destruction conformément au RGPD sont aussi entièrement automatisées, ce qui permet ainsi d’éviter de potentielles erreurs humaines pouvant intervenir au cours des processus.

Un dernier mot sur les défis que skeeled devra relever à moyen et long terme?

MR: L’innovation ne s’arrête jamais chez skeeled. Nous sommes en constante évolution. Ce mois de juin, nous annoncerons l’arrivée de la version 4 de notre logiciel qui sortira en 2024. Celle-ci améliorera les fonctionnalités par rapport aux attentes et aux besoins de nos clients. Nous profiterons aussi de cet événement pour présenter le rebranding de notre marque avec la création d’un nouveau logo. Nous ne nous positionnons plus comme une startup, mais bien comme une entreprise qui arrive désormais à vivre et innover par ses propres moyens.

Aujourd’hui, nous sommes fiers d’être une entreprise luxembourgeoise bien ancrée sur le marché et nous souhaitons, à plus long terme, nous développer davantage à l’international. 2022 a été l’une de nos meilleures années. La crise du Covid-19 a entraîné un changement de priorités et de préoccupations pour les responsables des ressources humaines. Néanmoins, la crise aura entraîné un changement de paradigme en permettant le déploiement d’outils et de nouvelles habitudes digitales des entreprises, des communes et des candidats.

«Gagner du temps au niveau du traitement des candidatures»

Témoignage d’André Zwally échevin de la commune d’Esch-sur-Alzette qui vient d’intégrer l’outil skeeled pour gérer ses processus de recrutement.

Pourquoi avoir choisi de collaborer avec skeeled?

À la suite d’une démonstration de l’outil qui a eu lieu fin 2022, nous avons décidé de sauter le pas et de mettre en place skeeled dans notre commune. La rapidité d’implémentation, ainsi que les possibilités qu’il offre nous ont convaincus que notre processus de recrutement devait se moderniser et que l’outil nous aiderait à revoir activement nos procédures de travail en rapport avec le recrutement. Nous avons démarré l’implémentation mi-mars 2023.

En quoi la digitalisation via skeeled permet-elle de mieux gérer vos processus de recrutement?

Elle nous permet de ne plus accumuler un grand nombre de candidatures papier et donc d’être en conformité avec les exigences du règlement relatif à la protection des données. Par ailleurs, la digitalisation permet de toucher un très grand nombre de personnes et de limiter les erreurs de saisie lorsque le contenu des candidatures reçues sous format papier doit être reporté sur des listings. Le partage des candidatures dématérialisées avec les chefs de service concernés par les vacances de postes participe à faciliter la collaboration sur le projet de recrutement; cette fonctionnalité est particulièrement utile et intéressante pour notre administration qui dispose de nombreux bâtiments éparpillés à travers la ville. Finalement, la digitalisation permet l’automatisation des tâches répétitives et chronophages, telles que l’envoi de courriers ou les demandes de pièces manquantes, et permet de gagner du temps au niveau du traitement des candidatures.

Comment skeeled vous accompagne tout au long de l’implémentation et du suivi de votre stratégie de recrutement?

L’implémentation de skeeled a été faite très rapidement étant donné que trois séances de deux heures sur site ont suffi pour apprendre à utiliser l’outil. Cette solution présente l’avantage d’être assez intuitive, ce qui a permis un apprentissage rapide et efficace.

Comment skeeled parvient-elle à répondre aux défis actuels de l’emploi rencontrés par le secteur public et notamment les communes?

Comme déjà évoqué, skeeled permet de toucher un grand nombre de personnes et de cibler des candidats ayant des compétences très spécifiques notamment via la possibilité d’adapter les campagnes de recrutement au poste déclaré vacant. Ainsi, les offres d’emploi peuvent facilement être partagées via les réseaux sociaux par exemple. D’ailleurs, étant donné que l’origine de la candidature est tracée dans skeeled, nous espérons, à terme, avoir la possibilité d’identifier les canaux de recrutement qui sont les plus efficaces.  Un autre avantage important de l’outil est la conservation des candidatures reçues au sein d’une base de données à laquelle nous pourrons avoir recours pour des postes vacants à venir.

Que diriez-vous aux autres communes pour les persuader d’utiliser skeeled?

En tant que nouvel utilisateur de skeeled, il nous faudra encore du temps pour appréhender toutes ses fonctionnalités et maîtriser parfaitement l’outil. Néanmoins, son apprentissage est aisé et permet d’être opérationnel très rapidement. Les fonctionnalités que nous utilisons déjà nous permettent de constater que nous gagnons du temps au niveau des échanges avec les candidats et que ces échanges sont optimisés.

«Esch se mobilise pour l’avenir. Dans le contexte de la Smart City, nous nous efforçons de développer et d’optimiser en permanence nos services aux citoyens. Ce nouvel outil de recrutement nous aidera à atteindre cet objectif»
– Georges Mischo, bourgmestre d’Esch-sur-Alzette

«Skeeled transforme et optimise le processus de recrutement»

Témoignage de Kevin Esteves, échevin de la commune de Vianden qui vient d’intégrer l’outil skeeled pour gérer ses processus de recrutement.

Pourquoi avoir choisi de collaborer avec skeeled?

En tant que collège échevinal, nous avons constaté que notre recrutement était géré manuellement, ce qui rendait le processus lent et les dossiers incomplets. Nous manquions d’un moyen d’interagir facilement avec les candidats et de réaliser des tests préalables. C’est alors que nous avons découvert skeeled, une plateforme offrant une transformation numérique du recrutement et facilitant l’évaluation des candidats. Après avoir examiné les avantages de skeeled, nous avons décidé en tant que collège échevinal que cette solution répondait à nos besoins et serait un atout pour notre commune.

En quoi la digitalisation via skeeled permet-elle de mieux gérer vos processus de recrutement?

Elle permet de mieux gérer nos processus de recrutement en automatisant et centralisant les tâches auparavant réalisées manuellement. Un autre aspect important pour nous était de rendre notre processus de recrutement conforme au RGPD (Règlement général sur la protection des données). Grâce à cette plateforme, nous pouvons suivre les candidatures de manière plus structurée, transparente et conforme aux réglementations en matière de protection des données.

Comment skeeled vous accompagne tout au long de l’implémentation et du suivi de votre stratégie de recrutement?

skeeled nous accompagne tout au long de l’implémentation et du suivi de notre stratégie de recrutement en mettant l’accent sur la rapidité du processus, l’adéquation des candidats et leur expérience positive. L’équipe de skeeled nous a aidés à mettre en place sa plateforme en tenant compte de nos besoins spécifiques et en nous formant pour l’utiliser efficacement.

Comment skeeled parvient-elle à répondre aux défis actuels de l’emploi rencontrés par le secteur public et notamment les communes?

skeeled parvient à répondre aux défis actuels de l’emploi rencontrés par le secteur public, et notamment les communes, en proposant des solutions innovantes et en facilitant la recherche de profils adéquats pour occuper les postes vacants. La plateforme skeeled permet aux candidats de remplir la majorité de leurs informations en utilisant leur profil LinkedIn, ce qui facilite la recherche de talents qui ne sont pas nécessairement à la recherche active d’un emploi.

Que diriez-vous aux autres communes pour les persuader d’utiliser skeeled?

Nous sommes très satisfaits de notre choix de collaborer avec skeeled. Nous dirions aux autres communes que skeeled transforme et optimise le processus de recrutement, tout en améliorant l’expérience des candidats. C’est une solution moderne et efficace pour relever les défis du recrutement dans le secteur public.

«La recherche de collaborateurs fiables et motivés est une tâche qui demande beaucoup de temps, une documentation correcte et rigoureuse ainsi qu’une bonne connaissance des ressources humaines. D’un point de vue technique, skeeled nous aide à obtenir une bonne vue d’ensemble et différenciée afin d’optimiser notre processus de décision»
– Claude Tonino, bourgmestre de Vianden