Dématérialiser pour faciliter les processus administratifs

La transformation digitale bouleverse les habitudes des communes. Poussée en partie par la pandémie de Covid-19 et les enjeux environnementaux, la dématérialisation des documents a pour objectif de diminuer l’empreinte carbone et de faciliter le travail et les processus administratifs quotidiens. Yann Ramspacher, Solutions & Scan Sales Coordinator, et Philippe Schweitzer, Advisory & Document/Managed Services Manager, chez CK Office Technologies, reviennent sur les avantages de la gestion électronique des documents (GED) et sur le scanning.

Qu’est-ce que la gestion électronique des documents?

YR: C’est un terme générique désignant un outil qui permet de placer des documents dans une interface sécurisée et de faciliter leur diffusion en interne ou en externe dans une société ou, en l’occurrence, dans les communes. Pour ces dernières, il s’agit de traiter le courrier entrant de façon efficace en l’assignant aux différents services (bureau de la population, secrétariat communal, etc.) ainsi qu’aux séances du conseil communal ou du collège échevinal. Il sera ainsi plus aisé, pour les élus, de parcourir les documents et de voir ce qui a été traité ou non.

L’objectif est de maîtriser les documents, leur diffusion, le workflow et l’accès, et de favoriser ainsi le travail collaboratif. Cet outil agile participe à la dématérialisation et à l’abandon de l’usage du papier, qui est encore relativement présent dans l’administration, au profit des versions électroniques des documents. Certaines communes ont déjà franchi le pas, mais pas forcément avec un logiciel GED tel que nous le proposons.

Pourquoi choisir l’offre de CK Office Technologies?

YR: Notre solution s’intègre rapidement dans une commune car nous nous basons sur les modes de fonctionnement existants. C’est une offre clé en main qui peut être déployée en moins de deux semaines et ne nécessite pas d’énormes investissements grâce au modèle Saas. En effet, les équipements existants suffisent puisque l’accès à l’outil se fait directement depuis une interface web. Bien qu’il soit toujours possible de procéder à l’installation sur site, nous recommandons systématiquement l’hébergement en cloud, ce qui fait qu’une commune n’a pas besoin de mettre à disposition des serveurs en interne. CK s’occupe de tout, que ce soit pour la sécurisation, le back-up, les mises à jour ou encore le service de support.

Nous tenons également à accompagner les communes dans la mise en place de cette solution. Si les demandes sont généralement semblables en raison du travail similaire qu’elles accomplissent, l’outil reste flexible et personnalisable car il s’adapte aux demandes spécifiques.

Par ailleurs, notre logiciel GED dispose d’un tableau de bord personnalisable. Les agents communaux ne sont donc pas obligés de naviguer entre différents dossiers pour trouver ce dont ils ont besoin. Tout est clairement indiqué grâce à un aperçu rapide et clair.

Enfin, l’outil permet le versionning des documents. C’est un aspect intéressant dans le cadre du travail collaboratif: toutes les versions du document et les éventuels commentaires de chacun sont conservés.

La GED est intimement liée au scanning des documents. Quels services proposez-vous?

PS: Au sein d’une commune, les documents papiers constituent encore une grande partie des supports véhiculant l’information au quotidien. Il y a bien entendu les documents entrant utilisés pour l’activité métier courante, mais également des documents plus anciens, qui représentent le patrimoine de cette commune: fiches de population, registres d’état civil, délibérations du conseil communal ou du collège échevinal. En fonction de leurs caractéristiques et de leur potentielle fragilité, ces documents sont numérisés sur des équipements adaptés (scanner feuille à feuille ou scanner de livres).

La GED est un outil agile qui participe à la dématérialisation et à l’abandon de l’usage du papier

En début d’année, nous avons acquis de nouveaux scanners de livres. Nous sommes désormais en mesure de proposer des services plus poussés, plus rapides et avec une qualité accrue pour la numérisation de documents anciens.

La GED intervient en fin de processus du scanning, mais ces deux outils sont très complémentaires. Nous allions les deux pour proposer un package aux communes, mais il est également possible de ne choisir que l’une (ou l’autre) des deux solutions.

Chez CK Office Technologies, nous proposons également les services de nos consultants pour accompagner les communes dans le cadre de la loi sur l’archivage de 2018. Ces consultants-archivistes parcourent les salles et établissent un tableau de récolement afin de permettre aux communes de décider ensuite du sort final de leurs archives (conservation, numérisation, destruction, dépôt aux AnL). La digitalisation sera dès lors mieux ciblée sur les documents ayant réellement un intérêt à être numérisés, puis, potentiellement, mis en GED. Elle se fait de préférence au sein de nos ateliers spécialisés mais peut également être réalisée sur site.

Quels sont les autres avantages de la numérisation?

PS: Elle apporte une sécurité supplémentaire en cas d’incident. Des inondations ont par exemple frappé le Luxembourg pas plus tard que l’année dernière et quelques institutions en ont souffert. En créant une version numérique, nous participons à la préservation du patrimoine culturel et informationnel de ces institutions, tout en assurant l’intégrité physique des objets.

Grâce à l’indexation réalisée sur les documents numérisés, la recherche ultérieure est grandement facilitée. Par exemple, par simple saisie du nom, il est possible de retrouver un document très précis sans devoir se déplacer ou chercher minutieusement l’étagère où se trouve l’archive concernée.

Les communes sont-elles sensibles à ces nouveaux processus?

YR: Oui, nous sommes proactifs pour leur démontrer la plus-value de nos différents services. Les communes discutent aussi entre elles. Satisfaites, elles peuvent alors échanger avec les autres. Nous organisons des démonstrations, à distance ou sur place, pour leur expliquer en quoi la GED permet de faciliter et fiabiliser le traitement des courriers. Par ailleurs, celles qui souhaitent visiter nos ateliers sont les bienvenues.

Enfin, le fait de proposer une alternative au traitement papier pour les communes constitue une réelle plus-value qui s’inscrit pleinement dans le cadre de leur engagement dans le Pacte Climat!

PS: De manière générale, notre objectif est d’être encore plus proches des besoins des communes. Ceux-ci sont en constante évolution. Nous adaptons nos offres, que ce soit en matière de GED, de scanning, d’audiovisuel ou de bureautique, pour que les communes puissent offrir le meilleur service à leurs citoyens.