Collaborer efficacement grâce à la digitalisation
En mars 2020, les administrations communales ont dû se soumettre à une cadence de digitalisation imposée par une situation jusque-là inédite. Les risques de cette démarche précipitée? Digitaliser en surface, sans avoir revu ses processus. Pour y remédier et rendre cette transition plus efficiente, Jorge Marques, directeur commercial B2B chez Lineheart, soutient ses interlocuteurs dans la définition d’objectifs clairs en matière de digitalisation. Ceci afin d’envisager les étapes à franchir pour mener à bien cette transformation en profondeur. Interview.
Quels sont les défis que doivent relever les communes en matière de collaboration digitale?
La pandémie de Covid-19 a donné un coup d’accélération à la digitalisation dans les administrations communales et les diverses infrastructures sous leur responsabilité, telles que les maisons relais ou les écoles fondamentales. Les acteurs publics locaux ont dû repenser leur manière d’interagir et adapter leurs stratégies de partage et d’accès à l’information en conséquence.
À mon sens, les défis au niveau communal s’articulent autour de trois piliers majeurs: le facteur humain, le volet technique et les aspects légaux.
Une transition digitale représente un changement considérable, qui en interne est vécu de manière différente par tout un chacun. Bien souvent, elle vient bouleverser les méthodes de travail ou habitudes procédurales et organisationnelles enracinées depuis longtemps. La résistance au changement face à la transition numérique est une réalité, qui touche le secteur privé comme le secteur public. Embarquer l’ensemble des employés n’est pas seulement un défi, mais bien un enjeu crucial.
Se poser les bonnes questions pour rendre ses services accessibles, faciles d’utilisation et sécurisés
Dans son rapport annuel 2020 sur l’indice relatif à l’économie et à la société numérique (DESI), la Commission européenne classe le Luxembourg à la 10e place sur les 28 États membres de l’UE. Cinq composantes sont analysées: la connectivité (3e), le capital humain (8e), l’utilisation des services internet (12e), l’intégration de la technologie numérique (19e) et les services publics numériques (14e). Sur ce dernier point, le Grand-Duché ne cesse d’améliorer ses résultats depuis 2018. Les efforts consentis par l’État, les communes et autorités locales ou encore les syndicats intercommunaux, tels que le SIGI ou le SYVICOL pour ne citer qu’eux, portent leurs fruits.
Une transformation digitale est un sujet complexe d’un point de vue technique. C’est un constat très clair que nous tirons des nombreux projets que nous accompagnons depuis 30 ans en milieu professionnel ou scolaire. Cet aspect technique peut, à côté de la résistance au changement en interne, constituer un frein à la transition et par conséquent un défi important à relever. Le digital est un domaine en constante évolution. Outre les réflexions d’ordre stratégique à mener, il s’agit de planifier judicieusement ses budgets IT sur les long et moyen termes.
La dématérialisation des services communaux et l’automatisation des processus soulèvent toute une série de questions relatives aux aspects légaux. La gestion des risques, la sécurisation des échanges et du stockage des données, le droit à l’oubli induit par le RGPD, l’accès à distance ou l’utilisation d’appareils mobiles non-gérés,… Les défis à ce niveau sont de taille, d’où l’importance d’un accompagnement.
Quels sont vos conseils pour une transition digitale réussie?
Pour opérer une transition réussie, il est impératif d’être méthodique et de procéder par étapes. Le diagnostic de l’existant et la définition des besoins réels constituent un point de départ incontournable. Après la formulation d’une vision globale, il s’agira de se doter d’une stratégie d’informatisation et de définir des objectifs clairs et précis. Ces réflexions devront inclure les réponses à apporter pour surmonter les freins à la transformation numérique. Une attention toute particulière est à accorder au facteur humain. En effet, l’adhésion de tous au projet est primordial et dépendra aussi d’un leadership fort. Sensibiliser, informer et surtout former ses employés est une des clés du succès.
Une transformation digitale impacte en profondeur les procédures et les méthodologies de travail de l’entité concernée. Lors de cette étape, il faudra se poser les bonnes questions afin de repenser avec efficacité son organisation interne, et ce, en faveur du travail collaboratif.
Quel support pouvez-vous apporter aux communes dans le domaine éducatif en particulier?
Grâce à notre écosystème Apple, notre statut de «Apple Education Specialist», et un réseau étoffé de partenaires dans divers secteurs, Lineheart peut offrir un catalogue complet de solutions techniques, organisationnelles et pédagogiques variées et adaptées aux besoins spécifiques des écoles. Ces solutions sont amenées à évoluer au rythme des évolutions technologiques et à mesure que le parc informatique de l’institution scolaire grandit. Il s’agit d’une problématique croissante d’adaptation des infrastructures et du réseau que nous pouvons accompagner.
Quels sont les produits et services que vous fournissez aux administrations communales pour les soutenir dans leur transition digitale?
Pour collaborer ou communiquer digitalement, que ce soit en interne ou en externe, une commune doit se poser les bonnes questions pour rendre ses services accessibles, faciles d’utilisation et sécurisés en matière de connexion et de stockage. Grâce à notre écosystème de partenaires autour de la marque Apple, nous pouvons répondre à toutes ces problématiques et sommes leur interlocuteur privilégié pour paramétrer les solutions choisies et assurer une coordination avec les différents partenaires pour mener le projet à bien. À travers un service de consultance et d’analyse, nous pouvons trouver dans notre portefeuille de solutions celle qui correspondra à leurs besoins en termes de matériel, d’applications, d’accessibilité, de stockage, de sécurité, d’outils de communication ou de mise en réseau. Une transformation digitale est un processus perpétuel pour lequel il n’existe pas de solution universelle. C’est au cas par cas que nous proposons des réponses taillées sur-mesure.