Une nécessité de se professionnaliser
Face à une concurrence toujours plus rude dans la Grande Région et un contexte de durcissement économique, les associations luxembourgeoises doivent plus que jamais veiller à conserver une conduite irréprochable, ce qui passe par une gestion financière exemplaire et un modèle de gouvernance approprié. Interview de Pierre Mangers, Directeur Associé, Responsable du secteur public incluant les organismes sans but lucratif (ci-après OSBL) auprès de Ernst & Young au Luxembourg.
Comment définissez-vous la notion d’«audit éthique»?
L’audit éthique vise à concilier l’utilité sociale d’une entité juridique, souvent un organisme sans but lucratif, avec le modèle de gouvernance et le cadre réglementaire et légal en vigueur. Ce type d’audit permet d’anticiper et donc de mieux gérer les risques éventuels liés soit à la gouvernance, à la gestion des fournisseurs, des finances et du personnel, voire à la réputation générale de l’institution.
Nous sommes sollicités régulièrement pour intervenir lorsque les administrateurs désirent améliorer la transparence dans les flux financiers et dans la communication par rapport aux bailleurs de fonds.
Bien que les enjeux sectoriels (par exemple tourisme, aide humanitaire, philanthropie, sport, garde d’enfants, gérontologie, protection environnementale) soient souvent différents au sein du secteur associatif au Luxembourg, la recherche de la transparence les unit tous pour renforcer le lien avec la communauté de leurs donateurs, sponsors, mécènes, membres et administrateurs. Contrairement à la France, il n’existe pas de ministère spécifique au Luxembourg qui regroupe tout le secteur associatif au sein d’un seul ministère de tutelle. Ceci peut expliquer en partie la complexité abondante de procédures et guides administratifs par ministère et par association, résultant en un dispositif hétéroclite de règles de contrôle.
La création de «Dons en confiance asbl», regroupant à travers un «code de bonne conduite» les OSBL d’utilité publique de droit luxembourgeois, actifs dans le domaine environnemental, humanitaire ou social et éligible comme organisme pouvant recevoir des dons fiscalement déductibles (ONG comprises), représente certes un premier pas dans la bonne direction d’une gouvernance et gestion financière irréprochable.
Toutefois, cette première consolidation risque d’être insuffisante pour simplifier davantage les procédures administratives du secteur associatif en vue d’harmoniser des règles de contrôle et de gestion financière. Chaque organisation d’aujourd’hui a plus qu’intérêt à mettre en place un programme de conformité et d’éthique, dans lequel s’insèrent logiquement code de bonne conduite et charte éthique, destinés aux salariés et aux dirigeants pour les guider dans leurs actions courantes, tant en interne qu’avec les partenaires externes.
Pourquoi les autorités luxembourgeoises ne mettent-elles pas en place le même mécanisme que dans d’autres pays européens?
Premièrement, c’est une décision politique. Il revient à chaque gouvernement de définir comment gérer au mieux le secteur associatif tant au niveau de sa performance que dans sa gestion des risques.
Deuxièmement, le statut juridique idéal pour le secteur associatif à utilité publique tel qu’il existe en Allemagne, «Gemeinnützige GmbH», n’existe pas encore au Luxembourg.
Il serait utile d’instaurer une plateforme nationale pour coordonner une politique globale en faveur des associations sans but lucratif, des fondations, des ONG et autres établissements d’utilité publique de droit luxembourgeois, qui tous représentent non seulement une richesse pour notre diversité sociétale mais également une source d’emplois non négligeable.
Un «Haut commissariat du secteur associatif» pourrait être créé, permettant ainsi de coordonner la politique et d’harmoniser le cadre administratif, en remplaçant par exemple la panoplie de guides administratifs existants à l’heure actuelle par un seul qui représenterait une véritable simplification administrative pour tous les acteurs impliqués.
Quelles sont les caractéristiques du monde associatif au Luxembourg?
Le monde associatif luxembourgeois doit faire face à un environnement de plus en plus concurrentiel dans un contexte de durcissement économique. D’un point de vue philanthropique, la donne a également changé en raison des exigences accrues de transparence et de reporting, ce qui amène les acteurs de ce secteur à devoir se professionnaliser. Nous le constatons à trois niveaux décisionnels: au niveau des conseils d’administration, de la direction et enfin des membres de l’association.
Comment Ernst & Young peut-il vous aider?
Une assistance possible de la part du cabinet Ernst & Young consiste à examiner si la gestion financière et économique de l’association correspond aux règles fixées par l’objet social défini dans les statuts.
En l’absence d’un cadre formalisé, nous pouvons intervenir en aidant les associations à rédiger un règlement de gestion interne, par exemple sur la question de l’éligibilité des dépenses ou sur les critères de sélection des fournisseurs. Il est essentiel qu’une association, dans l’exercice de la collecte des fonds, soit en mesure de pouvoir les affecter aux projets et programmes préalablement validés par le conseil d’administration et documenté dans un compte rendu.
Les associations sont aussi souvent confrontées à expliquer l’évolution des frais de fonctionnement par rapport à leurs recettes. Dans ce contexte, nous avons établi des benchmarks permettant aux associations de situer leur niveau des frais de fonctionnement en pourcentage de leurs recettes vis-à-vis de leurs pairs.
Le deuxième axe de notre travail s’articule autour de la gouvernance d’entreprise. Il s’agit de vérifier si les administrateurs travaillent de façon indépendante et s’il s’agit d’une gestion «désintéressée», documentée par une vérification des décisions prises. La transparence est aujourd’hui le mot d’ordre; elle constitue un indicateur de bonne gestion pour les parties prenantes, que ce soient les ministères de tutelle, les instituts bancaires ou les éventuels sponsors ou mécènes. Le monde associatif a comme leitmotiv le partage du succès, et les valeurs de l’association et de ses partenaires doivent être concordantes. Cela passe par une réflexion approfondie en amont et une gestion rigoureuse en aval. Les associations ne peuvent plus se contenter de tout simplement récolter des fonds par des lettres trop standardisées, sans justifier le pourquoi du projet, ses tenants et aboutissants, sans quoi elles risquent de passer à côté de leur cible.
Pouvez-vous nous exposer un cas concret?
Luxembourg Air Rescue, une des plus grandes associations au Grand Duché, active dans la philanthropie et l’aide humanitaire, nous a sollicités pour analyser si son modèle de gouvernance et si ses pratiques de gestion financière reflètent l’objet social. Nos analyses ont confirmé l’hypothèse de base du conseil d’administration et de la direction générale. Nous nous sommes également assurés qu’il n’y avait pas de conflits d’intérêts entre les différents membres des organes institutionnels (conseil d’administration, assemblée générale) s’engageant dans les différentes entités juridiques.
Une mission de ce type peut nécessiter plusieurs semaines en fonction de la maturité des documents à analyser et l’accès direct aux membres clé des organes institutionnels de l’association en question.
Outre les problèmes financiers, quels peuvent être les autres dommages occasionnés par une mauvaise gestion financière ou un modèle de gouvernance inapproprié?
Le dommage le plus durable est sans conteste celui de perdre sa réputation, et par conséquent la confiance de ses partenaires mais également des employés de l’association concernée qui sont généralement des gens très motivés militant ardemment pour la cause que défend cette dernière. Par contre, trop souvent, les dirigeants ne réalisent pas que leur responsabilité pénale pourrait être engagée en cas de gestion non conforme des activités, respectivement des ressources engagées.
Ce qu’il faut savoir, c’est qu’avec une gestion managériale très au point, même un problème majeur peut avoir un impact minime tandis qu’un problème mineur géré avec trop d’amateurisme risque fortement d’exacerber l’impact du problème en question.