Les nouveaux défis de gouvernance pour le secteur associatif
Si elle était longtemps considérée comme un simple engagement bénévole, la fonction d’administrateur dans le secteur associatif n’échappe plus aux exigences de rigueur et de transparence et s’est fortement professionnalisée. Avec l’entrée en vigueur d’un nouveau cadre légal, les associations et fondations doivent repenser leur gouvernance et renforcer leurs pratiques internes. Dans ce contexte, PwC Luxembourg propose un accompagnement sur mesure qui mêle audit externe et interne, conseil stratégique, expertise comptable et formation pour répondre à l’ensemble de ces nouveaux défis. Explications avec Tiphaine Gruny et Alexandre Lambin, respectivement Partner audit et conseil et Partner audit interne.
Un cadre qui se resserre
Fondation ou association ? La première repose sur un patrimoine affecté de façon irrévocable à un but désintéressé, sans membre, et est dirigée par un conseil d’administration. Quant à l’asbl, elle fonctionne par adhésion de membres réunis en assemblée générale, l’organe suprême qui nomme le conseil d’administration responsable de la gestion. « Quoi qu’il en soit, quel que soit le statut juridique, les administrateurs ont pour mission de veiller au bon fonctionnement de la structure, dans le respect des textes légaux », déclare Tiphaine Gruny.
Pour cause, ces dernières années, la multiplication des règles et des contrôles a changé la donne, notamment depuis l’introduction de la loi du 7 août 2023 sur les associations sans but lucratif et les fondations, entrée en vigueur progressivement à partir du 23 septembre 2023. « Bien gérer une association ou une fondation est une chose, encore faut-il pouvoir le démontrer. La nouvelle loi remplace l’ancienne, désuète de plus de 100 ans. Cette évolution juridique se traduit par une obligation d’audit externe pour certaines associations (selon leur taille ou si elles sont d’utilité publique) et pour toutes les fondations. La loi apporte une certaine clarté au niveau du rôle des administrateurs, leur nombre et leurs prises de décision, mais demande également plus de transparence que ce soit sur la comptabilité des entités, leurs membres, et, enfin, les rôles entre les assemblées générales et les conseils d’administration sont clarifiés dans les associations. La responsabilité des administrateurs n’en est que renforcée. », rappelle-t-elle.
Les clés d’une bonne gouvernance
Face à ces nouvelles exigences, les conseils d’administration doivent prendre les devants. Une composition adéquate du conseil d’administration est un élément essentiel à la bonne conduite et à la pérénnité de l’organisation. Bien qu’elle ne soit pas encadrée par la loi, l’autoévaluation du conseil d’administration reste un indicateur clé d’une bonne gouvernance. « Réaliser cette autoévaluation de façon régulière permet non seulement de s’interroger sur les stratégies à adopter, mais aussi de vérifier si le conseil dispose toujours des compétences nécessaires pour remplir efficacement les missions de la fondation ou de l’asbl. Autrefois, à titre d’exemple, il était d’usage qu’un administrateur conserve sa fonction aussi longtemps qu’il le souhaitait. Or, aujourd’hui, nous considérons que la limitation de durée des mandats — à définir pour chaque entité, la loi précisant six ans maximum et qui est renouvelable, — constitue une bonne pratique de gouvernance », indique Alexandre Lambin. Autres aspects importants : d’une part l’indépendance des administrateurs pour éviter les conflits d’intérêts avérés ou même perçus et d’autre part la diversité, notamment de genre et d’expérience.
Un rôle concret
Être administrateur n’est pas une fonction à prendre à la légère. « Celle-ci demande un engagement non feint. Il ne suffit pas de participer occasionnellement aux réunions, de donner son avis, de lever la main à un vote, puis de s’en aller. Il faut être disposé à investir du temps et à contribuer activement. Sinon, il vaut mieux laisser la place à une personne plus disponible et capable d’assumer ce rôle, même s’il relève du bénévolat », prévient Alexandre Lambin. Et en cas de faute de gestion, la responsabilité est à la fois collective et solidaire, c’est-à-dire que l’ensemble des membres du conseil peut être tenu responsable individuellement et solidairement, même si la faute n’a pas été commise individuellement.
Cela soulève également la question de l’âge. En règle générale, les personnes actives manquent de temps pour pleinement assumer un rôle d’administrateur, ce qui fait que cette fonction revient souvent à des retraités. Pourtant, être administrateur requiert des compétences spécifiques, qui peuvent s’émousser une fois la personne éloignée du monde professionnel, notamment en ce qui concerne le suivi des évolutions législatives et réglementaires. « Certaines associations et fondations placent parfois des limites d’âge. Ce n’est pas négatif, mais bien une preuve de lucidité. Il existe d’autres façons de rester engagé : en tant que bénévole, donateur ou ambassadeur de la cause », affirme Tiphaine Gruny.
Une gouvernance qui rassure les partenaires
Une bonne gouvernance dépasse la seule exigence de conformité : elle constitue une vraie opportunité de développement. Le secteur associatif a tout intérêt à adopter une lecture assidue des règles qui les encadrent. « La transparence est aussi un levier stratégique. Pourquoi ? Parce qu’une structure bien organisée et bien gérée, avec des règles claires et un conseil actif, inspire davantage confiance. Celle-ci est précieuse, notamment vis-à-vis des partenaires publics ou des donateurs », déclare Alexandre Lambin.
De plus, dans un environnement de plus en plus digitalisé, il va de soi de répondre à toutes les normes, par exemple en ce qui concerne la protection des données personnelles (RGPD). « La cybersécurité est devenue une priorité pour tous les secteurs d’activité. Les associations et les fondations n’y échappent pas puisqu’elles gèrent des bases de données sensibles telles que des dossiers de bénéficiaires ou des donateurs. Une faille de sécurité peut entraîner des conséquences lourdes. Se conformer permet aussi de répondre à cet aspect primordial », poursuit-il.
L’expertise de PwC
PwC Luxembourg est en mesure d’accompagner le secteur associatif sur plusieurs volets afin de répondre à l’ensemble des exigences de conformité et à ses besoins spécifiques grâce à ses différents services y dédiés. « Nous réalisons en effet nos audits externes selon les normes internationales, tant pour les entités soumises à une obligation légale que pour celles qui souhaitent, pour diverses raisons, renforcer la confiance de leurs parties prenantes », explique Tiphaine Gruny.
Afin d’aider les associations et fondations à faire face aux évolutions réglementaires et organisationnelles, PwC Luxembourg a également créé un rendez-vous mensuel dédié au secteur public qui traite parfois le sujet des fondations et des associations, le rôle des administrateurs, leurs responsabilités, leurs obligations et les outils qu’ils ont à disposition pour y parvenir. « Notre approche est toujours adaptée à la taille et aux enjeux de chaque organisation. Nos Rendez-vous du Secteur Public sont très appréciés car ils sont un moment d’échanges et de bonnes pratiques grâce aux acteurs du secteur », souligne-t-elle.
En parallèle, le cabinet met son expertise à disposition des organisations pour des missions de conseil tant sur le plan stratégique qu’opérationnel : évaluation du contrôle interne, conformité réglementaire, gouvernance, digitalisation, ou encore transformation des processus. « Nous pouvons aussi réaliser des audits internes ciblés, par exemple sur la gestion des risques, les paiements ou les systèmes informatiques. En somme, nous analysons le fonctionnement des associations ou des fondations pour mettre en lumière les déficiences potentielles que nous rapportons aux responsables. Une fois les conclusions tirées, nous rapportons des axes d’amélioration qui visent à renforcer la gouvernance au sens large », conclut Alexandre Lambin.
Le prochain « Rendez-vous du Secteur Public et de la Santé » se tiendra le 17 juin entre 13h et 14h et sera consacré à la thématique du leadership. Plus d’informations sur : https://www.pwc.lu/en/events/les-rendez-vous-secteur-public-sante.html