L’automatisation de la gestion documentaire: un gain de temps et d’efficacité!

Lors de son événement Tomorrow’s Office en octobre dernier, Charles Kieffer Group a présenté deux nouvelles offres permettant de faciliter la gestion documentaire de ses clients. À cette occasion Vincent Kolaczynski, Executive Officer – Solutions and Scanning, et Yann Ramspacher, Solutions Sales Coordinator, nous présentent un nouvel outil de Gestion Electronique de Document (GED) Doc.Series, ainsi qu’un outil innovant de lecture de documents et de données découlant de l’introduction de l’intelligence artificielle dans les solutions déjà proposées par CK.

En quoi consiste votre offre de GED Doc.Series?

YR: Nous proposons depuis peu cette offre aux PME, et ce, en mode SaaS. Puisque l’application est hébergée dans notre cloud, elle ne nécessite pas d’infrastructure particulière et pourra très rapidement être déployée pour nos clients.

Doc.Series, éditée par une entreprise suisse, est une solution que nous pouvons facilement adapter en fonction du métier, de la manière de travailler de nos clients et des documents qu’ils ont à traiter, qu’il s’agisse de courriers, de factures, de bons d’intervention ou autres types de documents. En cas de demandes spécifiques, nous pouvons développer des plug-ins dans l’outil. Enfin, cette solution offre une meilleure visibilité sur les coûts, puisque nos tarifs s’expriment sous la forme d’un prix par mois et par utilisateur, sans surprise pour le client.

VK: Cette plateforme est sécurisée et sauvegardée sur notre cloud, le monitoring ainsi que les mises à jour sont réalisés par nos soins, à distance. Cette solution fonctionne sur une interface web et n’a pas besoin d’être configurée pour permettre l’accès aux fichiers à distance, de cette façon les flux de travail restent inchangés, que les employés soient en présentiel ou en télétravail.

Cette application n’est pas seulement un outil de stockage! Elle dispose de nombreuses fonctionnalités comme le traitement automatique des documents numérisés, le versioning, le case management, le workflow de validation, l’archivage, la signature électronique ou encore la recherche. Elle apporte donc une plus-value aux des entreprises, comme le partage de fichiers avec des intervenants externes, et ce, de manière sécurisée et sans mettre en place des technologies ou des paramétrages compliqués et coûteux.

L’outil permet aussi de définir un dashboard propre à chaque utilisateur afin de devenir un point d’entrée centralisant le travail journalier des employés. On y retrouve les documents à traiter et les tâches à effectuer sous la forme d’un portail personnel ou d’entreprise.

Comment avez-vous intégré l’intelligence artificielle dans vos solutions de traitement documentaire?

VK: La solution que nous proposons est basée sur le «Deep learning», ce qui signifie que c’est la machine qui crée ses propres règles pour définir ses processus, indépendamment d’une prédéfinition humaine. Elle permet de comprendre la nature et le contenu des documents traités sans paramétrages importants et coûteux. Cette solution, adaptable au nombre de documents du client, devient dès lors rentable pour de petits volumes et permet de dédier les ressources humaines à des tâches à plus grande valeur ajoutée.

Deux alternatives s’offrent ainsi à nos clients: nous déléguer le traitement et la dématérialisation de leurs documents avec des engagements de service définis (SLA, KPI, KQI) ou intégrer cette technologie à leur écosystème. Pour cette seconde option, nous définissons avec le client le(s) logiciel(s) au(x)quel(s) nous devons nous connecter (ERP, CRM, etc.), le type de document(s) à traiter ou encore les tâches répétitives à automatiser. Nous utilisons notre solution en mode SaaS, respectant le cadre RGPD et basé sur un hébergement européen. Ainsi, l’objectif est de créer un connecteur entre la solution du client et notre technologie, de manière à ce qu’il puisse envoyer ses documents vers notre application et qu’elle les lui retourne sous forme de données prêtes à être injectées dans son ou ses systèmes.

Est-il envisageable de combiner ces deux solutions?

YR: Il est effectivement possible de traiter les documents à l’aide de l’outil d’intelligence artificielle qui renvoie ensuite les documents et les données extraites dans notre solution de gestion électronique des documents. La prise en charge du fichier de son arrivée en format papier ou électronique jusqu’à son traitement final est ainsi complètement couverte.

VK: Tous les documents papiers et électroniques peuvent être introduits dans la GED Doc.Series grâce à des outils intégrés comme la séparation par code-barre, la reconnaissance optique de caractère ou de mots, l’extraction de données,… Grâce à l’intelligence artificielle, nous pouvons aussi offrir aux documents une classification automatique et aux données un taux d’enrichissement automatique supérieur.

Pour résumer, au travers de ces deux solutions logicielles, CK entend améliorer les environnements de bureau permettant aux utilisateurs de mieux travailler et aux organisations de gagner en efficacité et en productivité.