Accompagner les PME dans leur transformation digitale

À la direction de CK Group depuis février dernier, David Gray a consacré sa carrière au domaine de l’informatique documentaire. Grâce à sa solide expérience dans la direction de diverses sociétés actives dans ce secteur, il semble tout indiqué pour reprendre les rennes du groupe fêtant ses 75 ans cette année. Il nous livre dans cette interview son analyse de la transformation digitale des entreprises luxembourgeoises et nous présente les solutions et services CK qui pourront aider les PME à opérer cette transition efficacement.

Comment ont réagi vos clients à la pandémie de Covid-19?

Dans un premier temps, ils se sont tournés vers nous pour se procurer des ordinateurs portables ainsi que des solutions d’accès à distance à leurs données et à leurs applications métiers pour pouvoir assurer la continuité de leurs activités.

Les PME sont désormais passées d’une approche réactionnaire à une approche tactique. Elles ont conscience que le télétravail conservera une certaine place dans leur organisation et réfléchissent à présent à ce qu’il faudra mettre en place comme solutions, outils et services pour l’optimiser et le sécuriser. La transition digitale des grands groupes et entreprises a connu en quelques mois une progression équivalente à plusieurs années. Pour les plus petites, en revanche, de nombreux efforts restent à fournir en matière de sécurité, d’accès à distance aux informations ou d’échange avec les clients.

Quels sont les processus prioritairement digitalisés par les PME et pourquoi?

Les processus liés à la vente, à l’achat et à la formalisation des échanges sont souvent une priorité. La digitalisation des processus RH internes ou externes fait également partie des priorités des PME. Faciles à automatiser, ils permettent de s’assurer que les employés ou candidats recevront bien des réponses à leurs questions.

Certains processus chronophages sont relativement standards et peuvent être digitalisés dans toute entreprise, quel que soit son domaine d’activité. La gestion des factures peut en effet être automatisée à 80% et ne nécessite d’interventions humaines que pour une levée de doute. Des logiciels permettent par exemple de réceptionner la facture du fournisseur, procéder à sa dématérialisation et à l’extraction automatique des données ainsi que d’assurer la gestion comptable et le paiement. Il s’agit d’un moyen facile d’améliorer la qualité de ce service en évitant les erreurs et en faisant gagner un temps précieux aux employés. Nous pouvons également analyser en détail le fonctionnement d’une entreprise pour identifier les axes de digitalisation prioritaires.

Une transition digitale réussie s’opère selon nous en cinq étapes. Tout d’abord, nous leur conseillons d’établir en interne une stratégie reprenant les points critiques et les axes d’amélioration de l’entreprise. Nous dressons ensuite avec eux le bilan de ce qui fonctionne déjà bien car il ne sert à rien de moderniser un processus qui a déjà prouvé son efficacité. En troisième lieu, nous les aidons à repenser leur modèle économique en fonction du digital en identifiant ce qu’il leur apportera en termes de force de travail complémentaire et d’efficacité dans les échanges. Notre quatrième conseil serait de mettre en place une chose à la fois, même si le bilan montre plusieurs axes d’amélioration possibles. En effet, et il s’agit de notre cinquième point, le digital apporte son lot de changements que les collaborateurs doivent intégrer. Il est important d’en tenir compte pour que la transformation digitale soit un succès.

Quelles sont les solutions proposées par CK aux entreprises pour faciliter leur transition digitale?

CK est considérée comme un «one stop shop» par ses clients dans le domaine de l’informatique documentaire combinant à la fois produits, solutions et services.

Certaines de nos solutions sont particulièrement populaires auprès des PME. Je pense par exemple aux solutions d’impressions flexibles comme le «Mobile printing». Quel que soit l’appareil utilisé et où que vous soyez, il permet de lancer ses impressions sur l’imprimante de son lieu de travail. Les documents peuvent ensuite être récupérés au bureau grâce à une badgeuse, de manière sécurisée. Nos clients peuvent ainsi se libérer de la charge mentale liée à l’impression.

Tout le volet documentaire lié au workflow est également en croissance. Il permet de fluidifier la communication interne et externe à l’entreprise en distribuant les documents aux bonnes personnes – tout en tenant compte des absences des collaborateurs – pour qu’ils puissent être traités rapidement ou encore en gérant les échanges documentaires entre collaborateurs ou vers l’extérieur. Toutes nos solutions de collaboration par document interposé ou par vidéoconférence, d’accès aux données et aux applications ou encore de sécurisation des données ont aussi connu un essor depuis le début de la crise.

Quels sont les services que vous proposez en parallèle de ces solutions?

Nous proposons tout d’abord des services d’optimisation et d’amélioration des parcs IT et d’impression à travers des rapports d’audit détaillés. Nous permettons ainsi à nos clients de rationaliser leur matériel pour réaliser des économies, et ce, quelle qu’en soit la marque.

Nous offrons également toute une série de services externalisés de scanning et d’impression avec des niveaux de services différents selon les besoins. Les entreprises sont en effet souvent amenées à traiter une documentation hybride digital/papier. Le service de scanning ne se contente pas de dématérialiser un document, mais opère une collecte assistée des données, pour éviter les saisies longues et lourdes. Le service impression a certes connu une légère baisse pendant l’année 2020, mais continue à séduire. Le support papier reste un moyen de travailler et un média efficace, notamment pour l’analyse et l’annotation de documents volumineux.

À la demande de nos clients, nous avons récemment développé un service cloud. Au-delà d’une simple solution de sauvegarde, il permet aussi d’accéder facilement et rapidement, et ce, quelle que soit sa localisation, à ses applications métiers, données et documents. Ce service s’accompagne bien sûr de toutes les garanties de sécurité nécessaires pour un coût opérationnel avantageux. S’il s’agit de nos propres infrastructures, nous avons fait le choix d’un hébergement et d’une gestion européenne, garantissant un traitement des données conforme au RGPD, pour des raisons de sécurité.

Pour continuer à innover, nous disposons d’un groupe de travail chargé de définir nos axes de développement. Nous opérons ainsi une veille technologique en combinant nos axes produits, solutions et services pour répondre au mieux aux besoins du marché en matière de digitalisation.