Les RH, vecteur de transformation digitale

La réussite de la transformation des entreprises passe obligatoirement par la digitalisation de la fonction RH. La maîtrise de la donnée est un enjeu qui accapare beaucoup de temps aux gestionnaires et aux responsables des départements. Les possibilités aujourd’hui offertes par l’automatisation des tâches administratives ouvrent la voie à des performances accrues.

Chaque organisation est aujourd’hui concernée par les enjeux de transformation digitale. Le numérique est devenu un vecteur de performance. La technologie doit avant tout être considérée comme un facilitateur, permettant à chacun de profiter de gains d’efficience dans l’accomplissement des tâches quotidiennes, à tous les niveaux de l’entreprise. «Dans ce contexte, la fonction RH est centrale. Elle-même doit pouvoir se digitaliser pour mieux soutenir les défis auxquels sont confrontées les organisations», explique Christel Marguillard, HRIS Director au sein de Microtis. Éditrice de logiciels liés à la gestion des ressources humaines, cette société luxembourgeoise s’est spécialisée dans la transformation de la fonction RH des organisations.

La donnée RH est au cœur de la transformation de l’entreprise

Au cœur des entreprises, la fonction RH est centrale. C’est elle qui est amenée à gérer, traiter et éventuellement valoriser toutes les données qui ont trait au personnel. «L’économie luxembourgeoise s’appuie aujourd’hui essentiellement sur le secteur tertiaire. Ce sont principalement les femmes et les hommes, au cœur des entreprises, qui en assurent la prospérité. Et parce qu’elle maîtrise l’ensemble des données relatives au personnel, la fonction RH doit être au centre du processus de transformation digitale de l’organisation», poursuit l’expert.

Mieux répondre aux exigences réglementaires

La transformation digitale de la fonction RH permet de répondre à plusieurs enjeux rencontrés par la plupart des organisations. Le premier est lié à la réglementation. «Aujourd’hui, chaque entreprise est tenue de respecter des règles précises quant à la gestion et à l’exploitation des données personnelles. Pour répondre aux exigences édictées par une réglementation comme le RGPD, il est nécessaire d’en assurer la pleine protection, mais aussi de les maîtriser», ajoute Christel Marguillard. «Dans beaucoup de structures, ces données sont encore dispersées entre divers services, en fonction des besoins. Un des grands objectifs d’un projet de transformation de la fonction RH est de gérer ces informations dans une base de données centralisée, à partir de laquelle pourront recourir les différents départements autorisés en fonction de leurs besoins».

Il est en effet aujourd’hui possible d’interfacer de nombreux systèmes entre eux, par exemple des outils de gestion du temps comme une badgeuse, des outils financiers ou simplement pour alimenter un intranet. Gérer l’information de manière centralisée permet en outre d’éviter les risques d’erreurs, pouvant découler de la duplication ou du ré-encodage multiple de certaines données. L’information est mise à jour une fois, pour tout le monde. On s’assure de cette manière de sa qualité.
Automatiser pour gagner en performance

Les entreprises ont un souci constant d’amélioration des performances. «Centraliser ses données RH, c’est aussi permettre d’automatiser plus facilement de nombreux processus mais également des tâches administratives qui sont énergivores et chrono-phages», explique Christel Marguillard.

«L’accès à un portail RH permet par exemple aux employés de poser directement une demande de congé ou une modification de ses données personnelles. Ils peuvent aussi facilement accéder aux informations à jour provenant de l’entreprise ou encore leurs documents personnels, comme leur fiche de paie personnelle ou leur contrat de travail. Suivant des flux prédéfinis, toute demande sera soumise à validation et enregistrée dans une base de données sécurisée. Elle pourra ensuite, si besoin, être partagée ou encore transférée au moyen d’interfaces vers d’autres systèmes de l’entreprise».

Partenaire du développement de l’entreprise

Les responsables des ressources humaines font partie intégrante de la stratégie d’entreprise. «Leur rôle consiste dans ce cadre à traduire les objectifs définis par la direction en des termes et actions RH. La mise en place et le suivi de ces actions nécessitent un pilotage au quotidien: établissement des objectifs, suivi des évolutions, actions correctives sont autant d’opportunités. Une exploitation rapide et efficace de l’information soutient le responsable RH dans ces missions et lui permet de créer davantage de valeur pour l’entreprise».

Au terme du processus de digitalisation, toute la fonction RH est soulagée d’une partie des tâches administratives. «Elle peut consacrer plus de temps à la gestion de l’humain, au bien-être des salariés, à son métier de Business Partner», poursuit l’expert de Microtis.
Ce lien entre la direction et les employés est un élément fort à la disposition des managers et de la direction pour garantir une remontée d’information fiable et utile et permettre de piloter l’entreprise en améliorant la performance.

Mieux envisager l’avenir

Les solutions RH digitalisées permettent d’extraire divers indicateurs de performance dont l’exploitation peut être utile au pilotage de l’entreprise. «Au-delà du suivi, ces indicateurs aussi appelés KPI, permettent également de suivre les évolutions, de déceler des dysfonctionnements, de rendre compte de l’efficacité d’actions menées ou encore d’anticiper les besoins à venir en terme RH. Ces informations doivent être utiles au manager, faciliter la gestion des compétences, anticiper sur les besoins en formation ou en recrutement». Elles permettent en somme de mieux envisager l’avenir. n