Relier le monde physique au digital

Premier big four à recevoir les certifications PSDC-C et PSDC-D au Luxembourg, KPMG ouvre un nouveau dialogue avec ses clients existants et en rencontre de nouveaux à travers sa nouvelle gamme de services de dématérialisation et de conservation. Jean-Luc Brach, Executive Director chez KPMG Luxembourg, nous parle des atouts de ce statut pour l’entreprise mais également pour le pays qui pourra exporter son savoir-faire en dehors de ses frontières.

A quoi correspondent les certifications PSDC-C et PSDC-D?

Il s’agit d’une famille de certifications qui concerne la conservation et la digitalisation des documents. Elles sont issues d’une loi luxembourgeoise de 2015 et permettent de garantir qu’un document digital aura la même valeur probante que son équivalent papier – qui pourrait alors être supprimé – et ce, dans toutes les situations possibles.

Le gouvernement s’est appuyé sur l’Institut luxembourgeois de la normalisation, de l’accréditation, de la sécurité et qualité des produits et services (ILNAS) pour mettre en place cette certification et voudrait exporter ce concept à l’étranger, car rares sont les pays européens qui possèdent ce type de lois aussi généralisées qu’au Luxembourg. Le pays voudrait donc faire de cette pratique un exemple, dans la continuité de l’initiative Digital Lëtzebuerg qui implique d’avoir une certaine avance au niveau des technologies ainsi que des mœurs et des habitudes de travail.

Nos clients ont en effet souvent l’obligation de conserver des documents pendant dix ans et de respecter le règlement général sur la protection des données (RGPD). Grâce à ce nouveau statut, nous nous dotons de bons outils de conservation électronique permettant de filtrer les documents, d’identifier ceux qu’il faut supprimer, de facilement les retrouver et de les communiquer rapidement au client sur demande.

Sur base de quels critères a été évaluée KPMG en vue de sa certification?

L’ILNAS a revu toutes nos procédures selon différents critères et a vérifié notre certification ISO 27001, garantissant la sécurité et la confidentialité des informations. Ce travail de longue haleine a nécessité une grande mobilisation de la part de nos équipes en matière de documentation et de vérification des procédures.

A l’heure actuelle, seuls six statuts PSDC ont été établis, parmi lesquels l’on retrouve deux institutions étatiques et quatre sociétés commerciales dont KPMG, seul Big Four à avoir été certifié. Cela nous offre un avantage concurrentiel car les sociétés ne possédant pas cet agrément ne pourraient pas offrir le même type de services «tout en un». Par exemple, certains de nos prospects doivent adopter des procédures KYC (Know Your Customer) et AML (contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme) qui impliquent des vérifications de documents et génèrent beaucoup d’échange de papiers. Parmi la nouvelle gamme de services que nous pouvons offrir avec cette certification, nous sommes en mesure de faire du BPO (Business Process Outsourcing) et donc d’externaliser ces processus et de stocker électroniquement ces documents, puisque qu’ils ont une valeur probante.

Beaucoup d’autres services s’ouvrent également à nous. Par exemple, nous pouvons accompagner la transition digitale des entreprises en conservant leurs documents et en réoptimisant leurs processus de capture, d’autorisation et de réclamation en les rendant totalement digitaux. Nous pouvons également automatiser le traitement de processus chronophages et peu valorisants comme la réclamation de la TVA intracommunautaire.

Grâce aux concepts d’utilisation de la PSDC, nous relions les mondes physique et digital et créons un univers digital où la confiance est le moteur de la transformation numérique, c’est-à-dire d’une valeur égale et pérenne. Ainsi nos clients peuvent nous confier la gestion de leurs archives sur une longue période pour que nous en assurions ensuite l’intégrité en identifiant chaque année ceux qu’il faut détruire ou rafraîchir.

Qui sont vos prospects pour ces activités?

Les publics sont très divers, nous commençons à toucher le monde public et parapublic ainsi que celui de la santé. Quant au milieu des entreprises industrielles, il met en œuvre des processus moins intégrés et des écosystèmes complexes qui génèrent encore beaucoup de papier et que nous aidons à passer vers le digital.

Nous adressons à tous nos clients une offre technique de digitalisation mais aussi de services de consulting grâce auxquels nous les aidons à optimiser leurs processus opérationnels et à dessiner de meilleurs circuits de circulation de l’information et de décision.

Parmi vos services de consulting on retrouve le «low code development platform»…

La plateforme que nous utilisons a effectivement l’avantage d’être orientée «low code». En effet, il est de plus en plus difficile de trouver des informaticiens en Europe mais il existe aujourd’hui des outils agiles et rapides en matière de développement qui permettent de réaliser des applications de manière assez intuitive. De plus, une application y est facilement adaptable: il est possible de la tester puis de l’optimiser par la suite. Nous aidons ainsi nos clients à réaliser leur potentiel de digitalisation et à faciliter leurs processus, et ce, de manière très concrète.

Et qu’en est-il des clients ayant besoin de conserver leurs archives physiques?

Nous faisons appel à des partenaires PSF locaux spécialisés en matière d’archivage physique. Notre concept est celui-ci: nous récupérons les documents physiques, les indexons dans le même système que les documents électroniques, puis nous les transportons de manière sécurisée et les stockons dans des hangars robotisés. Deux options de stockage sont alors offertes au client; la première correspond à d’immenses hangars gérés par des transpalettes automatisées qui peuvent retrouver un document en quelques minutes. La deuxième implique un stockage dans des bibliothèques elles-mêmes insérées dans des containers et qui se déplacent, seuls, dans un grand hangar. En fonction des besoins du client et de la fréquence de rappel des documents, l’une ou l’autre technique est préférée en consultation avec le client.