Le paperless fait encore couler trop d'encre
Selon une enquête réalisée par Quest Market Research pour le Groupe CK, le Paperless évoqué il y a déjà 40 ans, s’avère être un pas difficile à franchir pour bon nombre d’entreprises du Luxembourg pourtant conscientes des enjeux économiques et écologiques à moins consommer de papier.
Une disparité entre les PME et les grandes entreprises
Dès lors que l’intérêt d’une entreprise à numériser ses documents est proportionnel à sa taille, on comprend aisément que les petites entreprises aient du mal à effectuer la transition relativement coûteuse vers le paperless.
Par ailleurs, si l’aspect financier est souvent avancé dans cette enquête par les petites entreprises comme étant un frein important, le confort de lecture du papier est plébiscité de manière générale pour justifier la conservation de vieilles habitudes.
De même, la dématérialisation des données initialement prévue pour leur meilleure conservation à long terme est souvent pointée du doigt comme étant un danger réel en termes de diffusion ou de destruction accidentelle. Quelle entreprise peut survivre à une perte ou à un vol de ses données? CK s’efforce sur ce point sensible de rappeler que des solutions de sauvegarde et de récupération sécurisées existent.
Le meilleur de chaque monde
Les difficultés des entreprises du Luxembourg à migrer vers le 100% digital les ont naturellement conduites à concilier les avantages du numérique et du papier, notamment dans le traitement de leur facturation.
En effet, presque toutes les entreprises établies au pays numérisent aujourd’hui leurs factures entrantes. Elles trouvent dans cette démarche une stratégie gagnante pour les deux parties puisque le temps et la place gagnés pour traiter et stocker les factures papier est réinvesti dans le client qui reste leur priorité évidente.
Des solutions pour chaque portefeuille
Lorsque le flux de travail de numérisation est trop important pour une entreprise, CK propose des solutions matérielles et logistiques destinées aussi aux petits budgets.
«CKBox», un micro-ordinateur plug and play permet, avec sa suite logicielle CKSearch ou CkInvoice sous environnement Windows, facile d’utilisation et au coût très abordable, une indexation rapide du contenu de l’ordinateur du client par mots clés et accélère ainsi grandement un travail de recherche de document quel que soit le point d’accès.
Et lorsque le client accepte de déléguer la gestion de l’archivage de ses documents, CK propose ses services d’externalisation allant de l’impression à la mise sous pli en passant par la gestion du parc informatique. Le client peut bien sûr aussi faire appel à des intervenants de confiance qui travailleront dans ses murs, limitant ainsi la dispersion.
Et le cloud?
Grand absent de l’enquête du Groupe Kieffer, le stockage en ligne n’est jamais cité comme outil de travail par les entreprises. Le marché luxembourgeois propose pourtant pléthore de services à ce sujet à des tarifs très variables comme Seezam, startup installée au Findel.
Est-ce à dire que la confiance est insuffisante pour citer ces usages? Dans ce cas, et puisque les entreprises disposent généralement de moyens de protection des données inaccessibles au grand public pourquoi continue-t-on à alimenter nos Dropbox et autres nuages avec nos documents confidentiels? Oui, le Paperless est décidément le serpent de mer de nos bureaux.
Par Samuel Hourcade