Le robot au service de l’automatisation

Dans le milieu de l’industrie, le travail manuel et répétitif s’est progressivement robotisé si bien qu’aujourd’hui, les robots ont remplacé les travailleurs dans un certain périmètre de tâches. La Robotic Process Automation (RPA) a permis de transposer cette automatisation des activités vers d’autres secteurs tels que le secteur bancaire ou des assurances qui y trouveront de nombreuses opportunités. Nicolas Fedenko, Senior Manager Advisory et Dieter Putzeys Senior Manager Advisory chez KPMG nous présentent le fonctionnement de cette nouvelle technologie.

Qu’est-ce que la RPA?
NF : La RPA est un ensemble d’applications qui permet d’automatiser un enchaînement de plusieurs tâches électroniques qui étaient auparavant exécutées manuellement par des humains. Ces applications permettent d’interagir avec un système d’information au travers de l’interface utilisateur à l’aide d’un identifiant et d’un mot de passe. La RPA reproduit alors exactement les mêmes actions qu’un utilisateur.
DP: C’est effectivement ce que nous appelons le niveau un de la RPA (il y en a trois au total). En somme, une liste de tâches successives extrêmement précises et détaillées sont données au robot. Les entreprises possèdent en général de nombreux systèmes coûteux et difficiles à modifier, la RPA se superpose aux systèmes existants puisque le robot permet d’interagir avec les différents systèmes sans les altérer.
NF: La RPA permet de ne pas avoir à modifier les systèmes en place dans l’entreprise puisqu’elle crée un nouveau système permettant de connecter tous les autres. Pour que l’utilisation d’une RPA soit justifiée dans une entreprise, il faut donc qu’elle travaille avec plusieurs systèmes, qu’elle utilise des données électroniques et qu’un certain nombre de tâches soient manuelles et répétitives afin de pouvoir se prêter à une automatisation.

Concrètement, comment peut-elle être mise en place?
DP: Pour automatiser un processus, celui-ci doit être connu de A à Z, si des parties du processus ne sont pas maîtrisées, il est alors impossible de les automatiser. De nouveaux rôles vont alors se créer dans l’organisation pour pouvoir gérer l’emploi du temps des robots, qui eux travailleront sans interruption pendant 24 heures. Ceci sera uniquement possible s’ils ne rencontrent pas un problème qu’ils ne peuvent pas gérer sans une intervention humaine et si les systèmes informatiques et logiciels sont disponibles.
NF: Par ailleurs, la gouvernance de l’entreprise va devoir être adaptée car au sein d’une même équipe, il y aura des travailleurs humains et des robots. L’attribution de la gestion des RPA à un service ou l’autre est une question qui fait encore débat et dont la réponse peut varier d’une entreprise à l’autre.

Quels sont les avantages de la RPA?
DP: Puisque le robot prendra en charge toutes les tâches répétitives, les employés pourront se consacrer à des tâches plus stimulantes. De plus, le robot permettra d’accélérer les processus et donc de participer à la croissance de l’activité d’une entreprise; en grandissant, elle devra donc employer davantage de personnel.
NF: En matière de qualité, le travail fourni sera également plus performant et le taux d’erreur sera réduit. De plus, la sécurité sera améliorée dans la mesure où le robot garantit une utilisation normée et standard des données. La gestion des robots est aussi très sécurisée puisqu’elle est interne à l’entreprise et que très peu de personnes y ont accès.

Combien de temps faudrait-il à une entreprise pour intégrer la RPA dans sa structure?
NF: Les entreprises passent en général par une étape de Proof of Concept (POC) lors de laquelle nous analysons pendant une à deux semaines les besoins de l’entreprise et déterminons avec eux quels processus vont être choisis pour être automatisés dans la version de démonstration. Nous installons ensuite le software dans leur environnement informatique, nous documentons le processus à automatiser et nous paramétrons le robot. Nous considérons donc que nous avons besoin de six à huit semaines pour aller jusqu’au bout de la création du POC ainsi que de la réalisation d’un business case
DP: Ensuite, les employés pourraient suivre une formation de deux à trois semaines et être capables de programmer une automatisation; nous n’en sommes qu’au début de la RPA et à l’heure actuelle, nous ne connaissons pas d’entreprise ayant créé un département spécifique dans leur organisation dédié à la gestion des processus automatisés. A terme, elles pourront également décider d’externaliser cette compétence en comptant sur des cabinets tels que KPMG qui ont déjà la compétence et l’expérience liée à cette technologie.

Qu’en est-il des RPA de niveau deux et trois?
NF: La RPA de niveau un est une automatisation basique qui s’applique à des cas où les données à traiter son structurées. C’est un bon moyen pour les entreprises de faire un pas vers l’automatisation, mais à terme, la plupart des entreprises se dirigeront sans doute vers une RPA de niveau deux ou trois, technologies qui embrassent l’intelligence artificielle. Par exemple, avec le «machine learning», le logiciel opérera en toile de fond, analysera les actions de l’utilisateur, les modélisera, les reproduira et les automatisera. Lorsqu’il rencontrera un problème, le robot sera aussi en mesure de le résoudre tout seul, sans avoir besoin d’être reparamétré manuellement.
DP: Pour le moment il n’y a encore que peu d’utilisation concrète des RPA de niveau deux et trois, ces softwares ne sont pas encore complètement matures et sont moins faciles à implémenter. Si la frontière entre les deux technologies est assez fine, nous savons qu’ils permettront de traiter des données non structurées, comme l’identification et l’utilisation de mots ou expressions localisées au sein d’un texte libre par exemple. Si l’utilisation de cette technologie reste assez limitée à l’heure actuelle, son développement avance très rapidement et il est possible qu’au début de l’année prochaine, de telles solutions soient déployées par différentes entreprises.