L’outil Job Manager, optimisateur de compétences

Outre la formation continue, l’IUIL développe aussi  des outils facilitant la gestion des compétences des collaborateurs de terrain. Grâce à «Job Manager», les entreprises peuvent aisément structurer leurs différents métiers afin de mieux recruter, mieux former et mieux évaluer. Les explications de Dominique Pierret, chef de projet.
Des métiers à gestes
Cette expression désigne les emplois dont le savoir-faire s’acquiert directement sur le terrain. Dominique Pierret, chef de projet, explique: «Un métier à gestes est une profession qui ne nécessite pas de diplôme préalable. Elle est donc accessible à des personnes dont le niveau d’éducation est peu élevé car l’apprentissage se réalise sur le tas». Il précise que «cependant, ce sont souvent des métiers très structurés en termes de compétences, d’attitudes ou de règles». Il décrit la situation d’un employé d’une boulangerie/sandwicherie: «Il doit disposer d’un savoir-être social pour servir les clients. Ensuite, il lui faut être capable de finaliser la préparation des produits et de les mettre en valeur dans l’étal, puis de les retirer lorsqu’ils ne sont plus propres à la vente. Sans oublier de suivre des consignes précises en matière d’hygiène et de respect de la chaine du froid. Ces tâches demandent un certain degré d’exigence, sans pour autant qu’il existe de formation spécifique». Les métiers à gestes se retrouvent à travers tous les secteurs d’activités et ne disposent souvent que d’une description vague des activités qui les composent et des aptitudes qu’ils demandent. De là, provient «l’idée d’un dispositif de suivi de la formation et d’évaluation dédié», déclare le chef de projet.
Il existe de nombreux métiers à gestes dans différents secteurs d’activités. On pense spontanément à des professions telles que les préparateurs de commandes dans le contexte des «drive» ou de l’e-commerce. Dans le secteur agroalimentaire, cela peut concerner tous les «aides» pâtissiers, cuisiniers, boulangers, les préparateurs de plats, etc. La distribution regorge aussi de métiers à gestes pour le réassortiment et la tenue de rayons frais ou la finalisation de produits préparés sur les points de vente. Au niveau communal de tels emplois existent pareillement: l’accueil des visiteurs, le gardiennage, l’entretien des parcs et jardins, l’enlèvement et le tri des déchets, etc. Autant de métiers qui s’apprennent sur le terrain. Un apprentissage qui doit pourtant être géré, structuré et évalué.
Un outil sur-mesure
L’IUIL est spécialisé dans la formation continue des adultes et développe des outils visant à soutenir l’acquisition de compétences. Ayant identifié un besoin concret, l’IUIL a travaillé sur la thématique en question. «En collaboration avec une PME luxembourgeoise nommée IT352, l’idée s’est finalement concrétisée en un système simple et pratique pour gérer efficacement les compétences des collaborateurs. Nous l’avons nommé Job Manager».
Job Manager est un système de gestion de bases de données dont l’interface est facile à appréhender. Chaque individu de l’entreprise est lié à un métier, comme par exemple «Agent d’accueil». Ce métier est caractérisé par des compétences que la personne doit maîtriser au quotidien. Ainsi, l’agent d’accueil doit être capable d’accueillir les visiteurs, de réceptionner et trier le courrier, de traiter les demandes simples des clients, de les orienter vers les bons interlocuteurs. Il doit se montrer fiable et rigoureux, être avenant et ferme. Ensuite, chacune de ces compétences est elle-même décrite par quelques «comportements-témoins» qui en démontrent la maîtrise. Ainsi les compétences de «fiabilité et rigueur» seront prouvées par des comportements-témoins comme le fait d’être ponctuel, de respecter les règles d’encodages des entrées et sorties des visiteurs, de tenir les indicateurs de courriers de façon précise, etc.
«Et bien entendu», précise Dominique Pierret, «il n’y a rien qui soit noir ou blanc. Pour chaque comportement, la maîtrise est évaluable sur une échelle de cinq niveaux, de l’aisance totale jusqu’à la non-maîtrise. Ainsi, l’analyse se fait en profondeur et permet d’indiquer en détail à l’employé où sont ses forces et ses faiblesses».
En outre, chaque métier encodé dans le système peut être lié à plusieurs individus, s’il y a plusieurs agents d’accueil par exemple. Par ailleurs, il est très facile de les en dissocier, en cas de changement d’affectation ou de promotion. «Il est également important de signaler que les données récoltées par Job Manager peuvent être exportées dans un tableur de type Excel. Cela permet d’y appliquer différents graphiques, pour visualiser l’évolution des facteurs dans le temps. Les données brutes provenant de notre outil sont exploitables à l’envie», dit-il.
Résultat: une grande efficacité
Une entreprise utilisant Job Manager dispose donc de fiches descriptives fouillées indiquant les tâches exigées par le travail et les aptitudes nécessaires pour les réaliser. Elle précise les attentes à l’égard de l’employé et les apprentissages qu’il doit réaliser pour «tenir le poste» correctement. Cette approche se veut particulièrement objective. «En ce sens, l’employeur professionnalise ses pratiques de formation et d’évaluation grâce à ces fiches claires, écrites dans un langage que comprend l’employé», commente-t-il.
«Chaque organisme peut créer son propre modèle puisque l’outil est très souple. Ainsi, Job Manager est applicable à n’importe quelle structure, dans n’importe quel secteur d’activités». Mis à disposition de tous gratuitement, Job Manager est en passe de toucher le plus grand nombre. «La seule exigence que nous formulons, c’est de piloter son implémentation. Nous souhaitons guider les entreprises à travers la prise en main de Job Manager afin que cet outil soit correctement utilisé. C’est l’unique condition d’accès à ce système, mais elle est peu contraignante», sourit-il. Et de conclure, «si une administration communale veut utiliser Job Manager, nous serons heureux de répondre à sa demande».