La numérisation, une gestion moderne et efficace de l’entreprise
Ayant rejoint la famille CK il y a quinze ans, Vincent Kolaczynski y est le responsable du département Scanning et Solutions. Au sein cette entreprise luxembourgeoise septuagénaire, il gère tout ce qui touche aux scanners et à la dématérialisation, que ce soit en matière de vente de machines et de logiciels, mais aussi au regard de prestations de services de numérisation. Dans cette rencontre, il aborde les avantages de préservation et de sécurité liés à l’archivage numérique, puis il décrit leur palette de solutions adaptées que la CK Box est venue récemment compléter.
L’ensemble de vos documents, en version numérique
Environ onze personnes sont employées par le département Scanning. Quotidiennement, elles numérisent des milliers de pages pour les clients; «A hauteur de 2.500 à 3.000 pages numérisées par jour, par opérateur… Bien que ce chiffre dépende de la complexité des documents à numériser», décrit Vincent Kolaczynski.
En effet, le service de numérisation ne comprend pas uniquement le scanning. «Préalablement, nous faisons un travail de préparation du document: il faut retirer tout ce qui est agrafe, trombone et post-it. Après le passage des milliers de feuilles dans la machine, c’est l’étape de validation des données. Le système reconnaît les débuts et fins de chaque document et les enregistre. Le logiciel les découpe de façon électronique, parfois au regard de certaines informations qui s’y trouvent et qui vont servir à les classer, comme un nom de personne ou un numéro de dossier». Les commandes varient forcément d’un client à l’autre: «Récemment, nous avons scanné 13 millions de pages pour une entreprise, soit un semi-remorque rempli, ce qui nous a pris un an et demi», explique-t-il. CK valide tous les documents sur le territoire luxembourgeois.
Cette prestation de service se réalise soit directement au sein de la société cliente, soit dans les bureaux de CK, à Leudelange. «Par exemple, l’un de nos opérateurs est actuellement placé au sein d’une société d’assurance. Il est l’opérateur d’un système de scanning complet (scanner, logiciel et PC) qui réceptionne chaque jour le courrier entrant, le numérise et le dispache numériquement aux destinataires», raconte-t-il. «Les agents du client traitent ainsi les documents de façon plus rapide».
Des atouts d’efficacité, de conservation, et de sécurité
Scanning quotidien de tous les documents entrants ou numérisation de ses archives afin de les rendre pérennes et faciles à consulter: les besoins des entreprises sont divers. «Nos clients sont des banques, des sociétés d’assurance et des communes. Pour ces dernières, nous digitalisons généralement tout ce qui est registre. Ce sont des livres parfois très anciens et souvent écrits à la main qui s’abiment au moindre examen. Une fois numérisés, ils ne sont plus manipulés et se conservent mieux».
En entreprise, numériser les documents entrants offre avant tout un avantage d’efficacité. «Lorsque vous recevez un document papier, vous êtes ralentis par la circulation de ce flux matériel. Numériser accélère le processus documentaire car le flux est traité par échanges de mails ou logiciel spécifique». En outre, les documents papier sont ainsi directement archivés, de façon structurée et suivant les mêmes règles. Le classement des documents est ainsi global et cohérent à travers l’entreprise.
«Beaucoup pensent que la dématérialisation est utile avant tout pour gagner de la place, mais ce n’est pas l’avantage principal. La rapidité de traitement et la facilité d’utilisation en sont les atouts essentiels, couplés avec la préservation du document et la sécurité». D’une part, la dématérialisation permet de toujours disposer d’une copie du document et d’en garantir la durabilité, même si l’original devient illisible avec le temps car dégradé par l’humidité ou un incendie. De l’autre, les documents numériques garantissent une plus grande sécurité. «Si vous avez une archive physique, il est difficile d’en segmenter l’accès. Une fois que quelqu’un en a les clés, il peut consulter tous les documents. Avec un archivage numérique, chaque fichier ou bien chaque type de fichiers peut disposer d’une clé informatique spécifique. Ainsi, impossible de consulter des documents qui ne vous concernent pas».
Des solutions intelligentes, pratiques…
Le département Solutions de CK propose à la vente les outils – machines et logiciels – utilisés par son département Scanning.
«En ce qui concerne les appareils eux-mêmes, nous vendons généralement à nos clients des photocopieurs multifonctionnels classiques, doublés d’un logiciel de scanning. Nous offrons aussi des scanners, soit des scanners documentaires, les plus courants; soit des scanners de production pour les entreprises qui ont de très gros volumes à numériser».
Au niveau des solutions, CK propose essentiellement trois logiciels: Kofax, Papercut et Nuance AutoStore. «Ce sont nos « best-seller »: quasiment 80% des photocopieurs vendus sont équipés d’au moins une solution informatique. Ils sont complémentaires. Kofax permet de piloter les outils de scanning. AutoStore et PaperCut sont installés pour traiter les flux de scanning ou authentifier les personnes au niveau du copieur. Cela rend possible l’impression sécurisée car, lorsqu’un utilisateur lance une impression, son document ne sort pas de la machine avant qu’il ne s’y soit préalablement authentifié grâce à son badge. Ainsi, il est possible d’imprimer un document confidentiel en toute sécurité parce que la machine ne le sortira que lorsque vous serez à proximité. Cette technique se nomme « follow-me » puisque le document vous suit dans vos déplacements».
A côté de cela, CK a récemment mis sur le marché un nouvel ensemble de solutions, nommé CK Box: «Un micro-ordinateur que nous préinstallons avec diverses applications. La mise en place chez le client est très rapide». La machine s’ajoute au réseau, sans perturber les installations existantes. Cinq outils sont ainsi proposés aux clients pour améliorer leurs processus de travail. Vincent Kolaczynski décrit: «CK Search appuie la recherche de documents. C’est un genre de moteur de recherche interne qui facilite l’accès à tout contenu. La Box contient ensuite un outil d’indexation des factures – CK Invoice Indexation – et un autre de validation des factures – CK Invoice Validation. Ainsi, il n’y a plus d’oubli en la matière vu que toute la procédure est automatisée. CK Booklet permet de scanner des PDF à partir de documents reliés comme des livrets agrafés. Finalement, CK Sender envoie directement vos PDF (factures, bons de livraison, fiches salariales,…) par mail à la personne désirée».
…et sur-mesure
Afin de diriger le client vers la meilleure solution, CK a également mis en place un service d’Audit. «Nous analysons les besoins du client pour comprendre quels problèmes il rencontre dans la gestion de ses flux documentaires. Ensuite, nous proposons la solution adaptée», conclut-t-il.