La technologie au service du calcul des salaires

Le Secrétariat Social de BDO occupe une position de leader sur le marché, avec 20.000 salaires calculés tous les mois. Une position de numéro un qu’il veut conserver avec notamment le lancement tout proche d’une solution intégrée RH. Rencontre avec Marc Lamesch et Joëlle Lyaudet, Partners au Secrétariat Social de BDO.
Avant toute chose autre chose, pouvez-vous expliquer ce qu’est BDO ?
JL: BDO est un cabinet d’experts-comptables, réviseurs d’entreprises et conseillers. Bien qu’indépendant à Luxembourg, il s’appuie sur le 5e réseau international des cabinets d’audit, bénéficiant d’une présence dans 152 pays. Les cinq activités principales de BDO au Grand-Duché sont l’audit, l’expertise comptable, la fiscalité, l’ingénierie financière et le secrétariat social, le domaine dans lequel nous intervenons.
Marc Lamesch, vous êtes réviseur d’entreprises et expert comptable. Après 25 ans d’audit, vous êtes depuis 3 ans responsable du Secrétariat Social. Quelles sont ses activités?
ML: La mission principale des 60 collaborateurs du département est le calcul des salaires. Pour ce faire, nous considérons à la fois les besoins de nos clients ainsi que les dispositions légales. Nous gérons également tous les travaux administratifs qui y sont liés. Nous nous occupons notamment de l’établissement des fiches de paie, des virements bancaires, de l’impôt sur les salaires, des cotisations de sécurité sociale, des certificats de rémunération, et de bien d’autres choses. Nos clients sont principalement des banques, des assureurs, des professionnels du secteur financier, mais nous servons également des PME/PMI, des commerces, des industries ou encore des entreprises de construction.
 
Le Secrétariat Social utilise les nouvelles technologies pour fournir les meilleurs services possibles à ses clients. Pouvez-vous m’en dire plus?
ML: Pour nous soutenir dans nos tâches, nous pouvons compter sur notre département IT. Grâce aux informaticiens de notre filiale Datagest et en collaboration avec les Process Managers du Secrétariat Social, nous utilisons notre propre logiciel de calcul: PayEase.net. À la différence de nos concurrents, nous sommes les seuls à développer en interne un logiciel de calcul des salaires. Résultat: nous sommes capables de proposer des développements spécifiques et sur-mesure à nos clients.
En accompagnement de notre programme PayEase.net, nous proposons également un outil Internet: PayEase Web. Grâce à ce service, le client accède directement à ses données, soit pour les consulter, soit pour les mettre à jour. Ainsi il peut faire ses modifications mensuelles à distance, et ces changements sont automatiquement intégrés dans le logiciel PayEase.net. Il ne doit plus nous contacter par fax ou par mail pour nous donner ses instructions de calcul.
Nous proposons également des solutions innovantes de transmission: les fiches de paie électroniques. Nos clients ont de très hautes exigences en matière de sécurité. Nous y répondons de deux façons différentes. D’un côté, un coffre-fort individuel virtuel permet le dépôt de façon cryptée et hautement sécurisée des fiches de paie des salariés. De l’autre, les fiches de paie peuvent être transmises par e-mail certifié et confidentiel.
Actuellement nous sommes lancés dans un tout nouveau projet et nous sommes particulièrement fiers de vous parler de notre partenariat avec HRWEB Solutions, société spécialisée dans l’informatisation et l’automatisation des processus RH.Par l’intermédiaire de ce partenaire, nous arriverons à proposer à nos clients et prospects une application RH complètement intégrée interfacée avec notre solution payEase.net et couvrant des domaines telle que la gestion des absences, du recrutement, des formations,des performances et des talents.
Joëlle Lyaudet, vous êtes juriste de formation avec plus de 20 ans d’expérience en fiscalité personnelle et vous dirigez depuis plus d’un an une équipe bien spécifique du Secrétariat Social. De quoi s’agit-il?
JL: Le calcul de la paie est la traduction en chiffres d’un ensemble de lois. Or, les législations en vigueur sont très complexes, et souvent certains cas particuliers viennent encore compliquer la donne, le cas des travailleurs frontaliers par exemple. Les connaissances pour effectuer le calcul des rémunérations sont peu répandues, et difficiles à acquérir. Les entreprises, pour des raisons de confidentialité, de compétence ou de ressources, veulent donc externaliser cette tâche, et nous proposons une expertise face à ce besoin.
Mon équipe, dénommée Employment Advisory and Compliance Services, ou EACS, et spécialisée dans le domaine juridique, comprend et interprète les législations en amont, pour les appliquer ensuite. C’est une activité de conseil, liée au calcul des salaires, mais également de façon plus large aux ressources humaines. Nous couvrons des sujets comme la législation sociale, la fiscalité, la sécurité sociale, à la fois sur le plan local mais également au-delà des frontières. Notre assistance couvre également la préparation de déclarations fiscales personnelles ainsi que d’autres services spécifiques tels que les demandes de permis de travail.
 
Qu’est ce qui, pour vous, est la preuve de votre leadership sur le secteur ?
ML: Afin de certifier à nos clients le bon fonctionnement de nos processus de calcul et de nos procédures, nous faisons appel chaque année à un réviseur d’entreprises indépendant. Il réalise un audit selon la norme internationale ISAE 3402, qui garantit à nos clients un niveau élevé de sécurité et de qualité de nos services. A notre connaissance, nous sommes les seuls à Luxembourg dans le domaine du calcul des salaires à avoir obtenu cette certification.