«Nous plaçons la satisfaction de nos clients au cœur de nos préoccupations»

Pour garantir la satisfaction constante de ses clients, IF Payroll & HR leur offre un service de qualité reconnu par la certification ISO 9001, des innovations à la pointe de la technologie, et, notamment en collaboration avec les autres entités d’IF Group, un conseil personnalisé, une veille sociale et fiscale, ce qui leur permet d’être informés des dernières nouveautés dans ces matières.
Entretien avec Isabelle Brandebourg, Risk & Quality Manager au sein de l’entité IF Payroll & HR.
Pour commencer, pourriez-vous nous présenter la société IF Payroll & HR en quelques mots?
IF Payroll & HR est une des entités d’IF Group. Elle a été constituée fin 2008 et preste des services de secrétariat social au sens large: gestion des salaires, assistance dans les démarches administratives liées à l’engagement et à la sortie de personnel, gestion des obligations envers les institutions luxembourgeoises en matière de sécurité sociale, de fiscalité et d’emploi. Ces activités liées au secrétariat social existent cependant depuis 1970 sous le nom d’Interfiduciaire.
Quelles sont les attentes fondamentales de votre clientèle en matière de qualité?
Nos clients recherchent un Payroll Provider qui, bien évidemment, fasse des calculs exacts, mais aussi qui sache respecter la confidentialité des données, appliquer la législation en vigueur et soit en mesure d’analyser et de comprendre leurs besoins qui peuvent être spécifiques en fonction de leur taille ou de leur secteur d’activité.. Notre clientèle est nationale et internationale, elle comprend des petites et moyennes entreprises, des grands groupes industriels, des sociétés d’assurance, des banques et autres acteurs du secteur financier, ainsi que des professions libérales.
Comment répondez-vous à ces besoins?
La société IF Payroll & HR est certifiée ISO 9001 depuis 2012 et elle est le premier Payroll Provider à l’être sur le marché luxembourgeois. Cette certification démontre que nous plaçons la satisfaction de nos clients au cœur de nos préoccupations. Nous avons choisi de nous engager dans ce système de management de la qualité car nous sentions que c’était une attente implicite d’une partie de notre clientèle, notamment les clientèles bancaire et internationale (les normes ISO étant internationales), et surtout des auditeurs de nos clients.
En tant que membre d’un groupe, quelle plus-value pouvez-vous apporter à vos clients en termes d’expertise?
IF Payroll & HR est, en effet, une entité d’IF Group qui regroupe également IF Advisory, IF Experts-Comptables, IF Corporate Services et IF Online. Nous travaillons main dans la main avec les autres entités du groupe. L’entité IF Advisory, qui a pour vocation de conseiller les personnes physiques et les sociétés, apporte une assistance à IF Payroll & HR pour toutes les problématiques qui dépassent le cadre du payroll pur, par exemple pour les aspects droit du travail, mobilité internationale (les expatriations ou les détachements de salariés), sécurité sociale (d’un point de vue national et international), grâce à une équipe de fiscalistes et de juristes expérimentés. Par ailleurs, des séminaires sont organisés régulièrement par IF Advisory sur des sujets tels que le statut social et fiscal du dirigeant d’entreprise, l’optimisation d’impôt des sociétés, imposition et sécurité sociale des travailleurs frontaliers… De même, des séances d’informations gratuites destinées exclusivement à notre clientèle sont également tenues (knowledge@ifpayroll.lu).
Comment mesurez-vous la satisfaction de vos clients?
Nous le faisons au moyen d’enquêtes menées chaque année auprès de toute notre clientèle. Nous rendons visite chaque année à nos clients de grande taille. Par ailleurs, nous sommes en contact régulier avec toute notre clientèle, au rythme mensuel du traitement des salaires. Afin de faire un bilan objectif et qualitatif de la relation client/provider et de s’assurer que les attentes du client soient comprises, chaque nouveau client est contacté trois mois après la signature du mandat.
Vous avez récemment introduit de nouveaux produits et services en adéquation avec les demandes de vos clients. En quoi consistent-ils?
Ils sont au nombre de trois: mydocs.lu qui est une plateforme d’échange de documents, mypay.lu qui est un service de fiches de salaire en ligne et le plus récent, myhrboard.lu qui est une interface simple et conviviale dédiée aux salariés et aux services des ressources humaines de nos clients.
En offrant cet avantage dans l’air du temps, nous faisons face aux demandes des générations actuelles tout en répondant en partie à celles des générations futures. Nous vivons dans un monde connecté où la mobilité prime et où chacun veut avoir accès à tout moment à ses données ; il nous semblait donc évident de nous positionner en tant que précurseur sur ce type de services. La plupart des clients à qui nous vendons ces services sont convaincus et leurs salariés le sont également.
Comment est assurée la sécurité des données?
Tout d’abord, il ne s’agit pas d’échanger des fiches de salaire, certificats de rémunération et autres documents confidentiels sous forme de pièce jointe dans un e-mail, mais de transmettre un signal qui invite la personne concernée à se connecter avec un nom d’utilisateur et un mot de passe qui lui sont propres pour télécharger son document.
Ensuite, toutes les données sont hébergées au Luxembourg sur les serveurs de la société informatique d’IF Payroll & HR: IF Online qui est certifiée ISO 27001, ce qui est un double gage de qualité et de sécurité pour notre clientèle.
Quel sera le prochain pas en termes d’innovation technologique?
Nous allons poursuivre notre logique en allant vers un échange plus intuitif, donc plus rapide, des données entre les départements RH de nos clients et nous-mêmes.