Des services et des machines pour la dématérialisation de documents
Le savoir-faire de CK est de transformer de manière simple, efficace et économe, les documents papier en documents électroniques. La société propose ses services aux communes et institutions, mais pas seulement. En tant que PSF, elle est également un prestataire fiable pour les acteurs du secteur financier.
C’est Vincent Kolaczynski, responsable du département Solutions et Scanning, qui a été notre guide.
Au début des années 2000, les communes ont informatisé leurs processus. Depuis lors, les différents actes officiels (de naissance, de mariage ou de décès) sont disponibles en format numérique, alors que les documents antérieurs le sont uniquement en format papier. Ces derniers sont regroupés dans de très gros registres qui, à force d’être manipulés, commencent à devenir fragiles.
CK propose aujourd’hui aux communes d’ouvrir une dernière fois ces registres pour numériser les actes qui y sont consignés.
Le département Solutions et Scanning dispose pour cela d’un scanner de livres qui photographie les documents en plongée. Une fois le nombre de pages et le nombre d’actes évalués, les livres sont numérisés grâce à cet appareil, puis les données (noms, dates, numéros d’acte, etc.) sont encodées manuellement et indexées de manière à pouvoir les retrouver, les consulter et les éditer facilement en cas de besoin.
CK réalise ainsi un travail de masse et, pour le travail d’appoint qui consisterait à mettre à jour les actes en y intégrant les notes marginales, CK commercialise en exclusivité le scanner ScanSnap SV600 de Fujitsu fonctionnant de la même manière que celui du département Solutions et Scanning. Ce tout nouveau produit, à moins de 1.000 euros, permet la numérisation de livres et la reconnaissance optique de caractère: autrement dit, il peut transformer une image en texte, la rendant ainsi exploitable.
CK a ainsi déjà dématérialisé les registres d’une dizaine de communes au Luxembourg. Pour la dernière d’entre elles, il aura fallu quatre mois pour numériser quelque 15.000 actes, produire et indexer 40.000 fichiers, dixit l’un des opérateurs chargé de cette mission.
Pour les communes, CK dématérialise également d’autres types de documents comme, par exemple, des plans cadastraux, qui le sont au moyen de scanners large format dans lesquels les plans sont entraînés par des rouleaux après avoir été protégés par un film plastique transparent les fiches de population en utilisant des scanners de production.
CK collabore aussi avec différents acteurs des secteurs public et privé dont les données sont critiques. A noter que CK a le statut PSF. Aujourd’hui, les opérateurs en poste traitent les documents d’une fiduciaire, d’une assurance et d’une banque ; il y a quelques mois, ce ne sont pas moins de dix-huit personnes qui se sont occupées, un an et demi durant, à la numérisation des quelque 15 millions de pages qui composaient les archives d’une institution étatique.
Dans ces deux derniers cas de figure, les documents à dématérialiser sont des documents au format A4 qui sont débarrassés de tout agrafe, scotch et post-it avant de passer à plat dans des scanners dont le débit varie en fonction du volume (210 images par minute pour le plus rapide d’entre eux) et qui peuvent numériser simultanément le recto et le verso d’un document sans avoir à le retourner car ils sont munis de deux caméras. Un logiciel permet de supprimer automatiquement les pages blanches, de transformer les fonds colorés en fonds blancs et de mettre toutes les pages dans le même sens. Un contrôle qualité à 100%, qui vise à vérifier que toutes les informations sont bien lisibles, est ensuite effectué par un opérateur. Enfin, les originaux sont rangés dans des boîtes d’archive, elles-mêmes placées dans des cartons, qui sont stockés chez un archiveur spécialisé dans ce type de stockage. Le tout est soumis à un système de traçabilité basé sur l’utilisation de codes-barres permettant d’identifier l’emplacement de chaque document et de pouvoir y accéder à tout moment.
Le choix de collaborer avec un archiveur ‘physique’ à l’heure où le Luxembourg est en train d’éditer une loi pour favoriser l’archivage numérique s’explique par des tarifs qui restent très compétitifs pour stocker le papier: stocker 80.000 pages sur 1 m2 coûte moins de 12 euros par mois, commente Vincent Kolaczynski.
CK fournit non seulement le service aux clients qui souhaitent externaliser ces travaux, mais aussi les scanners et les logiciels à ceux qui préfèrent les exécuter ‘in house’.