IF Payroll & HR passe à la vitesse supérieure
En phase avec l’émergence de nouveaux comportements liés aux technologies numériques, IF Payroll & HR propose aujourd’hui à ses clients une fiche de paye et un système d’échange d’informations électroniques, modulables en fonction des besoins spécifiques de chacun, via mypay.lu et mydocs.lu. Simples à utiliser, souples, sûres, économiques et écologiques, ces solutions permettent également de gagner un temps précieux.
Interview de Lucien Komes, CEO d'IF Payroll & HR, membre d’IF Group.
Pourquoi avoir choisi de mettre en place un système d’échange d’informations et une fiche de paye électroniques à l’intention de vos clients?
Nous suivons l’évolution que nous observons dans le privé. Les utilisateurs de Smartphones ou de tablettes sont de plus en plus nombreux, tout comme les personnes inscrites sur des réseaux sociaux. Notre approche générale de la communication a changé et cette tendance se fait aussi sentir dans les métiers. Le besoin est là, les entreprises sont prêtes, et je crois que c’est le bon moment pour préparer le futur.
Quels sont les avantages de l’électronique par rapport au papier?
Les plateformes d’échange électroniques apportent des avantages considérables dans le travail quotidien. Plus écologiques, mais aussi plus économiques, ces processus offrent facilité d’utilisation et flexibilité aux salariés comme aux services des ressources humaines. Les documents sont accessibles 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. Ils sont classés selon une arborescence qui est définie avec chaque client et tient compte de ses besoins propres. Leur transfert est sécurisé et ne nécessite aucun délai, ce qui est primordial dans un métier comme le nôtre où chaque minute compte.
Qui dit nouvelles technologies, dit investissement, ce qui pourrait a priori faire peur à certains chefs d’entreprises. Cette crainte est-elle justifiée?
Nous utilisons des technologies d’un très haut niveau qui demandent, certes, un investissement au départ, mais il s’agit d’un investissement à long terme, puisque ces technologies sont ‘up to datables’. Dans la pratique, ce type de processus permet plutôt de réduire les frais: moins de papier, moins de cartouches d’encre, moins d’enveloppes, moins de timbres, moins de manutentions…et le service d’accès à notre plateforme d’échange sécurisée mydocs.lu est compétitif.
L’échange électronique soulève la problématique de la sécurité des données. Qu’est-ce qui garantit la confidentialité des documents?
Nous mettons tout en œuvre pour une sécurisation optimale des données. Les informations sont stockées sur des infrastructures protégées au Luxembourg. La plateforme mydocs.lu est hébergée sur les serveurs de notre entité IF Online qui est certifiée ISO 27001. Ces serveurs sont dupliqués donc, en cas de panne, le relais est assuré. L’accès se fait, comme pour une connexion bancaire, via une adresse sécurisée en https. Par ailleurs, nous effectuons régulièrement sur nos infrastructures des tests d’intrusion qui sont réalisés par des professionnels.
La fiche de paye mise à disposition du salarié sur mypay.lu n’est pas envoyée par mail mais elle est stockée dans un coffre-fort virtuel auquel le salarié peut se connecter à l’aide d’un identifiant et d’un mot de passe.
La question de la sécurité ne se pose pas quand on parle de papier. Pourtant, le risque existe et il est même plus grand.
Est-ce qu’une fiche de salaire électronique a la même valeur qu’une fiche de salaire papier devant la justice ou devant une administration?
La fiche de salaire électronique est éditée en format PDF. Elle contient les mêmes informations que sa version papier, n’est pas modifiable, mais peut être imprimée ou téléchargée en cas de besoin. Le service que nous proposons assure la remise au salarié des documents sociaux en relation avec le contrat au sens du Code du travail luxembourgeois.