L’administration à portée de clics

Devenu un outil incontournable, autant pour les citoyens que pour les entrepreneurs, le site guichet.lu a pour vocation de rapprocher l’administration de ses administrés, ainsi que de permettre à ces derniers de réaliser, à terme, toute démarche ou inscription en ligne. Explications avec John Dann, responsable Guichet Entreprises.
 

Bien qu’il soit désormais connu, pouvez-vous tout de même nous présenter brièvement le site www.guichet.public.lu?

Le Guichet est ce que l’on appelle un “guichet unique“, ou “point of single contact“, en anglais. Ce guichet virtuel a été créé, non seulement, pour faciliter les démarches administratives des citoyens et des entreprises, mais aussi pour simplifier l’accès aux informations indispensables pour vivre, travailler et entreprendre au Luxembourg.
L’idée étant d’avoir un seul point de contact pour réaliser ses démarches en ligne, s’informer sur les procédures à suivre, trouver et remplir les formulaires nécessaires aux différentes demandes et démarches.

Nous avons voulu réunir sur cette plateforme le plus d’informations possibles en ce qui concerne les administrations de façon à ce que tous les intéressés n’aient plus besoin de téléphoner ou de se déplacer d’une administration à une autre, pour déposer ou demander tel ou tel document.

N’importe quel entrepreneur peut donc désormais créer son entreprise online?

Dans l’idéal, oui. En cela, le Guichet Entreprises représente un véritable atout pour un entrepreneur qui souhaite se lancer. Il y trouve toutes les informations légales et administratives nécessaires, et il peut remplir sa demande d’autorisation d’établissement en ligne.
 

Vous êtes responsable de la partie “entreprises“ de ce site, pouvez-vous nous en dire un peu plus?

Le guichet-portail “entreprises“ existe depuis 2004 maintenant et répond notamment à une directive européenne qui oblige la mise en place d’un portail unique d’accueil pour les entreprises dans tous les états de l’UE. Le volet “citoyens“ et le volet “entreprises“ ont fusionné en 2009.

Comme son nom l’indique, ce portail est surtout axé sur le cycle de vie d’une entreprise: sa création, sa gestion, son développement et, s’il le faut, sa cessation.

En plus de la mise à disposition des formulaires, nous décrivons les obligations légales en expliquant pas à pas, dans un langage simple et clair et dans l’ordre chronologique, comment procéder concrètement lorsque l’on souhaite créer une entreprise, la gérer, embaucher du personnel, etc.

Nous abordons vraiment tous les thèmes qui touchent de près ou de loin au monde de l’entreprise et qui, surtout, concernent autant les employeurs que les salariés.
Ainsi, sont également abordés des sujets comme le travail de nuit, les heures supplémentaires, l’importation et l’exportation des biens, le détachement de personnel vers le Luxembourg ou la régularisation des travailleurs illégaux, etc.

Le tout en français, en anglais et bientôt en allemand! Cela représente un sacré travail, qui se cache derrière “Guichet Entreprises“?

Piloté par le ministère de l’Economie et du Commerce extérieur, le volet “entreprises“ du site est géré par une équipe de sept personnes en étroite collaboration avec les autres ministères et administrations, notamment le ministère des Classes Moyennes et du Tourisme, ainsi que de nombreux partenaires externes qui participent, par exemple, aux veilles juridiques et fiscales.
Nous oeuvrons également main dans la main avec le Centre des Technologies de l’Information de l’Etat (ndlr: CTIE) qui s’occupe de la partie “citoyenne“ et informatique du site.

Enfin, nous travaillons en étroit partenariat avec la Chambre de Commerce et la Chambre des Métiers qui assurent les helpdesks et sans qui il nous serait impossible de répondre à toutes les demandes.

Je profite de cette occasion pour les remercier toutes et tous.
 

Vous parlez de la partie “citoyenne“ du site, justement, pourquoi avoir mélangé les portails “entreprises“ et “citoyens“ plutôt que d’avoir créé deux sites distincts?

Il est vrai que les deux portails se trouvent sur la même plateforme et, en plus, répondent à une arborescence et des codes graphiques similaires. Nous sommes les seuls en Europe à avoir osé ce mélange.

La raison est en fait assez simple. Un employeur est employeur pendant la journée, mais, lorsqu’il rentre chez lui et qu’il doit remplir sa fiche d’impôt, il redevient un citoyen. Il en va de même pour l’employé. S’il est salarié en journée, il redevient un citoyen le soir venu. C’est donc dans cette idée de continuité que nous avons souhaité inscrire notre site.

Une audace qui semble payer puisque nous apparaissons toujours dans le “Top 3“ des guichets uniques en Europe, une position probablement due à cette mixité, ainsi que, certainement, au caractère multilingue du portail.
 

Nous avons déjà mentionné le multilinguisme du site, et notamment de la version allemande à venir. Quelles autres nouveautés sont prévues pour 2013?

Nous préparons actuellement un nouveau design et de nouvelles rubriques. Le but étant toujours d’améliorer la navigation de nos internautes.

En ce qui concerne la forme, nous proposerons, par exemple, des visions plus précises des différentes démarches à l’aide de menus déroulants qui ne dévoileront que les informations sélectionnées par l’utilisateur.

Nous avons également travaillé un format d’affichage qui s’adapte aux différents écrans de lecture (ndlr: écrans d’ordinateurs, de tablettes ou de smartphones).

Quant au fond, un nouvel “espace professionnel“ sera mis en place par le CTIE.
Aussi, de nouvelles rubriques et démarches portant, entre autres, sur le marché international ou les licences d’importations et d’exportations, verront le jour. La rubrique fiscalité, trop complexe, sera également revisitée.

D’une manière générale, nous avons pour objectif de faciliter la communication entre les entités administratives et les citoyens ou entrepreneurs.  C’est d’ailleurs dans cette optique que le Guichet Entreprises est présent sur Facebook, Twitter et Feed RSS.